Rakennushankkeiden kilpailuttaminen on prosessi, jonka avulla pääurakoitsija (ja joskus myös arkkitehti) valitaan rakennushankkeeseen. Joissakin tapauksissa ainoa asia, jolla on merkitystä rakennustarjousmenettelyssä, on alhaisimman hinnan esittäminen omistajalle; toisissa tapauksissa urakoitsijan pätevyys on yhtä tärkeää – ellei jopa tärkeämpää – kuin alhaisimman dollarisumman esittäminen. Rakennusurakoitsijan menestyksen ja konkurssin välinen ero voi olla siinä, että hän osaa tehdä tarjouksia. Jos urakoitsija ei osaa tehdä rakennusurakoista tarjouksia, hänellä ei ole mitään mahdollisuuksia tehdä voittoa.
Rakennustarjousmalli tai tarjouslomake
Rakennustarjousmalli eli tarjouslomake on vaadittu asiakirja, jolla rakennusyritykset esittävät virallisen tarjouksensa pyrkiessään voittamaan hankkeen. Perinteisessä urakoitsijan valintamenetelmässä kiinteistön omistaja palkkaa arkkitehtitoimiston laatimaan rakennuksen tai hankkeen suunnittelun. Kun suunnitelma on valmis ja asiakas on hyväksynyt sen, arkkitehti pyytää siitä tarjouksia. Vaikka arkkitehti saattaa haluta tietää urakoitsijasta muitakin tietoja kuin pelkän hinnan, hinta on ensisijainen syy useimpien pääurakoitsijoiden valintaan. Joissakin tapauksissa tarjous on ainoa asia, joka esitetään, ja alhaisin tarjous saa hankkeen.
Tarjousehdotustyypit
Kaksi yleistä tarjousmenetelmää kaupallisten rakennusurakoiden tarjousten tekemisessä ovat suunnittelu-urakkatarjous (design-build-tarjous) ja riskinalainen rakennuttamispäällikkö-ehdotus (CM-at-risk). Design-build-menetelmä yhdistää arkkitehdin ja urakoitsijan yhdeksi tiimiksi, joka esittää hankkeen rakentamisen hinnan lisäksi myös arkkitehtisuunnittelun kustannukset. Toisin sanoen tarjous sisältää kokonaishinnan suunnittelu- ja rakennuskustannuksista. Design-build-menetelmän kannattajat uskovat, että tämä menetelmä on tehokkaampi ja johtaa alhaisempiin kustannuksiin kuin perinteinen tarjousrakenne.
Riskirakennuttamismenetelmässä urakoitsija ja arkkitehti toimivat erillään toisistaan, mutta urakoitsija on mukana prosessissa alusta alkaen ja toimii asiakkaan yhteyshenkilönä arkkitehdin kanssa asioidessaan. CM at-risk -tarjoukset eivät ole sokeita, mikä tarkoittaa, että asiakas voi valita sen urakoitsijan, joka hänen mielestään soveltuu parhaiten hankkeen hoitamiseen. Urakoitsijan tarjous tulee taatun enimmäishinnan muodossa, jonka mukaan rakentamista edeltävien palveluiden ja itse rakennusprosessin kustannukset eivät ylitä tiettyä kokonaissummaa.
Online Construction Bid Systems
Internet on muuttanut merkittävästi monia rakennusalan osa-alueita, myös tarjousprosessia. Perinteisesti hankkeesta tarjouksen tekevien yritysten oli lähetettävä potentiaaliselle asiakkaalle suuria määriä paperitöitä harkittavaksi. Nykyään rakennustarjoukset voidaan luoda ja lähettää verkossa, jolloin tarjousprosessi saadaan päätökseen hiiren napsautuksella.
On olemassa verkkotietokantoja, joiden avulla voi tarkastella, ladata ja tulostaa rakennuspiirustuksia tarjousehdotuksen laatimista varten. Saadakseen pääsyn tietokantaan rakennusliikkeiden on rekisteröidyttävä ja täytettävä kaikki hakemusvaatimukset. Minkä tahansa hankkeen osalta kaikki tarjouksen tekemisen kannalta olennaiset tiedot jaetaan kaikkien osallistuvien urakoitsijoiden kesken, ja ilmoitukset eräpäivistä ja muutoksista lähetetään sähköpostitse.
Online-tarjouskilpailutietokantajärjestelmät tukevat:
- Tarkoituksenmukaisten hankinta- ja sopimuksentekostrategioiden valintaa sekä sopivan päämiehen nimeämistä sopimuksiin
- Tarjouspyyntöasiakirjojen ja vakiolomakkeisiin perustuvien sopimusten laatimista
- Todennäköisesti toimivien urakoitsijoiden ja konsulttien valintaa
- Sopimusten tehokasta hallinnointia, mukaan lukien lausekkeiden kommentointi, esimerkkikirjeet ja tarkistuslistat
- Tehokkaan suorituksenhallintajärjestelmän ylläpito seurannan ja raportoinnin avulla
- Sopimusvaateiden ja -riitojen ratkaiseminen
Rakennustarjousten arviointiohjelmistojen käyttäminen
Rakennustarjousohjelmistoja käyttävät yleisesti pääurakoitsijat kustannusarviointiin ja budjetointiin kehittäessään tarjousta uutta hanketta varten. Nämä ohjelmistot otettiin käyttöön yli kaksi vuosikymmentä sitten, ja niillä on ollut suuri vaikutus alaan, sillä ne ovat nopeuttaneet ja tehostaneet kerran hankalaa prosessia. Ehkä suurin hyöty kustannusarviointiohjelmistoista on kuitenkin se, miten ne automatisoivat työn kustannuslaskentaa. Ohjelmiston mukana tulee yleensä tietokanta rakennuskustannuksista, jotka päivitetään kuukausittain tilauksen perusteella. Rakennuttajat voivat myös pitää omaa tietokantaa työkustannuslaskentaa varten, jolloin ohjelmisto heijastaa tarkemmin paikallisia kustannuksia ja markkinoiden hintavaihteluita.
Materiaali- ja työvoimakustannusten hallussapito helpottaa arvioijan työtä. Arvioitsijat voivat käyttää ohjelmistoa myös työn materiaali- ja työtuntien määrittelyyn. Ohjelmisto ottaa tämän määritelmän ja laskee työn kustannukset työ- ja materiaalikustannusten tietokannasta. Arvioijan tarvitsee vain valita tietokannasta määrittelemänsä työ, ja ohjelmisto hoitaa loput. Näin minimoidaan riski siitä, että jokin toimenpide tai materiaali jää vahingossa pois yhtälöstä.
Toinen kustannusarviointiohjelmiston hyöty on se, että sen avulla rakennuttaja voi tarkastella työn lopullisia kustannuksia ja verrata niitä alkuperäiseen tarjoukseen. Tämän jälkeen tarjouksia voidaan tarkastella uudelleen sen selvittämiseksi, miten niitä voidaan tarkentaa. Arvioija voi päättää muuttaa tietyn työn määritelmää ohjelmiston tietokannassa ja vaatia vähemmän materiaalia tai vähemmän työtunteja.
Rakennustarjousohjelmistot eivät ole kohtuuttoman kalliita, ja useimmat ohjelmat sijoittuvat hintaluokkaan 60-250 dollaria, riippuen ohjelmiston ominaisuuksista. Useimmat rakennustarjousohjelmistot on suunniteltu toimimaan Microsoftin Excel-ohjelmassa, kun taas toiset ovat itsenäisiä sovelluksia.