Ceci est un billet invité par Howard Givner, directeur exécutif de l’Event Leadership Institute.
À notre époque, où nous sommes tous confrontés à un barrage sans fin de courriels, envoyer une invitation imprimée par la poste peut être un excellent moyen d’attirer l’attention de quelqu’un pour votre événement.
Même si vous les conduisez ensuite à rsvp en ligne, il y a quelque chose dans le fait d’ouvrir l’enveloppe et de tenir une invitation en relief ou gravée sur un beau papier cartonné qui se sent très, bien, substantiel.
Le processus impliqué commence par vos idées générales, embellies par un design graphique créatif, envoyées à une imprimante fiable, puis livrées au bureau de poste. Il ne faut pas beaucoup de raisonnement déductif pour identifier rapidement le maillon faible de cette chaîne.
Tout imprimeur grimace lorsqu’il parle du bureau de poste
La raison numéro un est peut-être qu’il n’a aucune responsabilité s’il livre des invitations en retard, mutilées, ou si elles se perdent entièrement. Il y a, cependant, un certain nombre de conseils que vous pouvez utiliser pour rendre le processus plus facile.
- Toujours envoyer une invitation par la poste à vous-même, et à votre client (ou à quelqu’un d’autre impliqué dans le processus de planification), afin que vous puissiez tous deux personnellement savoir exactement quand ils sont livrés, et voir à quoi ils ressemblent quand ils arrivent.
- Sachez que la poste facture généralement plus cher la livraison d’invitations rigides, qu’elle classe comme un colis plutôt que comme une lettre.
- Les enveloppes carrées coûteront plus cher à poster que les enveloppes de forme régulière.
- Demandez à ce que vos invitations soient « annulées à la main » plutôt qu’à la machine. Cela signifie qu’un être humain au bureau de poste tamponne votre enveloppe par-dessus l’affranchissement, pour s’assurer que le timbre ne peut pas être réutilisé. L’alternative, et la pratique par défaut sauf demande contraire de votre part, consiste à passer vos invitations dans une machine, ce qui produit ces lignes ondulées. L’oblitération à la machine est non seulement moins attrayante, mais elle peut également endommager les invitations délicates comportant des cachets de cire, etc. L’annulation à la main est gratuite ; il suffit de la demander.
- Des timbres personnalisés, provenant de sites comme Zazzle.com, ajoutent une grande touche personnalisée. Soyez prêt à tenir compte d’un délai d’environ une semaine et d’une majoration de 40 %.
Ne laissez pas la poste gâcher vos invitations à un événement
Utilisez les conseils ci-dessus pour être mieux préparé lorsqu’il s’agit d’envoyer vos invitations à un événement par la poste.