Dit is een gastbijdrage van Howard Givner, Executive Director van het Event Leadership Institute.
In deze tijd, waarin we allemaal worden geconfronteerd met een eindeloze stroom e-mails, kan het versturen van een gedrukte uitnodiging via de post een geweldige manier zijn om iemands aandacht voor uw evenement te trekken.
Zelfs als je ze vervolgens online laat rsvp-en, is er iets aan het openen van de envelop en het vasthouden van een in reliëf gemaakte of gegraveerde uitnodiging op mooi kaartmateriaal dat heel, nou ja, substantieel aanvoelt.
Het proces in kwestie begint met je algemene ideeën, verfraaid door creatief grafisch ontwerp, verzonden naar een betrouwbare drukker, en vervolgens afgeleverd bij het postkantoor. Er is niet veel deductief redeneren voor nodig om snel de zwakke schakel in die keten te identificeren.
Elke drukker krimpt ineen als hij het over het postkantoor heeft
De belangrijkste reden is misschien dat ze geen enkele aansprakelijkheid hebben als ze uitnodigingen te laat of gemangeld afleveren, of als ze helemaal zoekraken. Er zijn echter een aantal tips die u kunt gebruiken om het proces soepeler te laten verlopen.
- Mail altijd een uitnodiging naar uzelf en uw klant (of iemand anders die betrokken is bij het planningsproces), zodat u beiden persoonlijk precies weet wanneer ze worden bezorgd, en kunt zien hoe ze eruit zien als ze aankomen.
- Ben u ervan bewust dat het postkantoor meestal meer in rekening zal brengen voor het bezorgen van stijve uitnodigingen, die zij classificeren als een pakket in plaats van een brief.
- Vierkante enveloppen zullen meer kosten om te posten dan gewone gevormde enveloppen.
- Vraag om uw uitnodigingen “met de hand geannuleerd” te krijgen in plaats van machinaal geannuleerd. Dat betekent dat een mens op het postkantoor uw envelop over de frankering heen stempelt, zodat de postzegel niet opnieuw kan worden gebruikt. Het alternatief, en de standaardpraktijk tenzij je anders vraagt, is dat ze je uitnodigingen door een machine halen, wat die golvende lijnen oplevert. Machinaal afstempelen is niet alleen minder aantrekkelijk, het kan ook delicate uitnodigingen met lakzegels en dergelijke beschadigen. Er zijn geen kosten verbonden aan handmatig afstempelen; je hoeft er alleen maar om te vragen.
- Aangepaste stempels, van sites als Zazzle.com, voegen een geweldig persoonlijk tintje toe. Houd rekening met een levertijd van ongeveer een week en een toeslag van 40%.
Laat het postkantoor uw evenementuitnodigingen niet verpesten
Gebruik de bovenstaande tips zodat u beter voorbereid bent als u uw evenementuitnodigingen via het postkantoor wilt versturen.