11 anledningar till varför affärskommunikation är avgörande för ditt företags framgång

Affärskommunikation innebär ett ständigt flöde av information inom och utanför ett företag.

💡Ladda ner vår e-bok ”10 principer för modern medarbetarkommunikation” och lär dig hur du kommunicerar med den moderna medarbetaren i dagens digitala tidsålder.

Företag med många anställda och olika hierarkiska nivåer har ofta svårt att hantera företagskommunikation på ett effektivt sätt. Därför bör det finnas en effektiv och kontinuerlig kommunikation mellan överordnade och underordnade i en organisation, mellan organisationer och samhället i stort.

Vad är affärskommunikation?

Affärskommunikation processen att dela information mellan anställda inom och utanför ett företag.

Effektiv affärskommunikation är hur anställda och ledning interagerar sinsemellan för att nå organisatoriska mål och vara mer i linje med företagets kärnvärden. Dess huvudsyfte är att förbättra organisatoriska metoder, eliminera silos, hålla anställda informerade och minska fel.

Effektiv affärskommunikation är nödvändig för framgång och tillväxt i varje organisation. Till skillnad från vardagskommunikation är affärskommunikation alltid målinriktad.

Ändå visar data att 60 % av de som arbetar med intern kommunikation inte mäter den interna kommunikationen.

För att ett företag ska kunna bedriva en framgångsrik verksamhet måste alla regler, företagets kärnvärden, bestämmelser och policyer kommuniceras till människor inom och utanför organisationen.

Vad är de olika typerna av företagskommunikation?

Det finns fyra huvudtyper av företagskommunikation.

Intern uppåtriktad kommunikation

Intern uppåtriktad företagskommunikation är kommunikation som kommer från en underordnad till en chef eller en person högre upp i den organisatoriska hierarkin. Varje ledare bör göra det möjligt för information att flöda uppåt för att få en verklig förståelse för företagets verksamhet.

Intern uppåtriktad kommunikation omfattar vanligtvis undersökningar, feedback, formulär och rapporter som anställda lämnar till sina chefer eller gruppledare.

En marknadsföringsrapport kan till exempel innehålla statistik som totala antalet besökare på webbplatsen, engagemang i sociala medier eller totala antalet genererade leads.

Intern nedåtgående kommunikation

Intern nedåtgående kommunikation går från en överordnad till en eller flera underordnade. Denna typ av kommunikation kan vara i form av ett brev, ett memo eller ett muntligt direktiv.

När ledare kommunicerar med anställda bör de hålla kommunikationen professionell och tydlig. Ett exempel på denna typ av kommunikation kan vara ett memo om ett nytt förfarande för företagets verksamhet, till exempel säkerhetskrav och nya bestämmelser.

Intern lateral kommunikation

Intern lateral affärskommunikation sker mellan anställda på arbetsplatsen. Idag finns det många olika sätt som anställda kan kommunicera på: chattar, meddelanden, e-post, mjukvarulösningar för anställdas kommunikation.

Denna typ av kommunikation kan ske inom eller mellan avdelningar och den sker mer regelbundet än andra typer av affärskommunikation. Dessutom spelar frekvent kommunikation mellan anställda en avgörande roll för medarbetarnas engagemang och produktivitet.

Extern kommunikation

Extern affärskommunikation är all kommunikation som sker med externa parter, t.ex. kunder, potentiella kunder, leverantörer eller partner.

Till skillnad från alla typer av intern affärskommunikation sker extern kommunikation mindre regelbundet.

11 skäl till varför effektiv affärskommunikation är så kraftfull

Här är de 11 främsta skälen till varför affärskommunikation är så viktigt för varje företags framgång:

Förbättrar medarbetarnas engagemang

Ragans forskning om medarbetarnas engagemang visar att ledarskapskommunikation är den främsta interna kommunikationsfaktorn som statistiskt sett korrelerar med hur engagerade de anställda är. Interna kommunikationsteam har en viktig roll när det gäller att stödja, coacha och påminna ledarna om kommunikationens betydelse.

För att förstå vikten av medarbetarengagemang finns här några användbara statistiska uppgifter.

Eliminerar överbelastning av e-post

Inom företag används e-post för allt från informationsförfrågningar, kommunikation och feedback från anställda, statusrapporter, uppgiftsfördelning, kommunikation med kunder och leverantörer, mötesinbjudningar, dokumentdistribution, meddelanden från HR om olika teamaktiviteter, förmåner och födelsedagsönskningar.

Radicati rapporterade att den genomsnittliga företagsarbetaren spenderar 25 % av arbetsdagen på olika e-postrelaterade uppgifter.

Det är dock bara en liten del av de e-postmeddelanden som hamnar i vår inkorg som förtjänar vår omedelbara uppmärksamhet. Vi filtrerar bort de viktiga mejlen efter avsändare eller ämne. Dessutom är många e-postmeddelanden som vi får inte alls relevanta för oss.

Intern företagskommunikation som använder moderna verktyg för medarbetarengagemang och kommunikation har eliminerat detta problem med överbelastning av e-post.

Eliminerar kommunikationssilos

För mycket irrelevant innehåll leder ofta till informationssilos. Det innebär att information som faktiskt är viktig för en anställd lätt kan gå förlorad. Fråga dig själv varför information går förlorad i din organisation.

Riktig intern affärskommunikation och och användning av rätt kommunikationsverktyg är avgörande för att eliminera denna utmaning.

Ökar de anställdas produktivitet

4 av 5 anställda anser att effektiv intern affärskommunikation bidrar till deras arbetsprestationer.

Med informationsöverflödet spenderar de anställda ofta för mycket information på att söka efter innehåll som de behöver för att utföra sitt arbete.

För övrigt spenderar en genomsnittlig anställd 2,5 timmar varje dag på att söka efter information som behövs. Månadsvis resulterar detta i att en hel vecka av tid går förlorad för att hitta något som borde finnas till hands för medarbetarna.

Här är bara några sätt som intern företagskommunikation förbättrar de anställdas produktivitet.

Förbättrar den avdelningsövergripande kommunikationen

Om det inte finns en ordentlig kommunikationsstrategi är det mycket svårt att hålla en effektiv avdelningsövergripande kommunikation inom företag.

För att de anställda ska bli mer produktiva måste de kunna kommunicera och samarbeta enkelt.

Till exempel måste din forskningsavdelning vara på samma sida som ditt marknadsföringsteam, och ditt affärskontor måste vara synkroniserat med IT-avdelningen.

Förutom kommunikationen i sig, så finns det här några fler tips för att förbättra samarbetet mellan olika avdelningar.

Förbättrar kommunikationen med fjärrarbetare

Fjärrteam är framtidens arbete. Global Mobile Workforce Forecast Update har beräknat att över 40 % av världens arbetande befolkning kommer att vara mobila år 2022. I utvecklade länder som USA kan siffrorna dessutom snart uppgå till 75 %.

Detta innebär att det krävs en ny typ av kommunikation, ledarskap och förvaltning. Samordning över tidszoner, informationssilos och övervinnande av språk- och kulturbarriärer är bara några av de kommunikationsutmaningar som fjärrteam står inför. Dessutom gör avståndet det ofta svårare för teammedlemmarna att känna sig som ett team.

Bättre intern affärskommunikation kan ha en betydande positiv inverkan på hur fjärrteam samarbetar och känner sig.

Reducerar personalomsättningen

Företag med mer engagerade och nöjda medarbetare har mycket lägre personalomsättning. För att attrahera och behålla millennials och yngre generationer på arbetsplatsen måste arbetsgivare se till att hålla sina anställda informerade om vad som är relevant för deras jobb.

På andra sidan leder för mycket irrelevant information ofta till stress, oengagemang, frustration och därmed lägre personalbindning.

Förbättrar arbetet med kunskapsdelning

Ett av de viktigaste målen som företag försöker uppnå genom att investera i intern kommunikation är att förbättra bästa praxis för kunskapsdelning.

I en värld där anställda ständigt växer och lär sig nya saker måste arbetsgivare möjliggöra enkel kunskapsdelning inom sina organisationer.

Och utan en väl utarbetad strategi för intern affärskommunikation lider kunskapsdelning och organisatorisk kunskap.

Ökar anställdas engagemang

När arbetsgivare vet hur de ska kommunicera med sina anställda på ett effektivt sätt lyckas de mycket bättre med att göra sina anställda till varumärkesambassadörer.

Märkesambassadörskap är inte så svårt att uppnå som många företag tror. Faktum är att glada anställda gärna vill bidra i program för varumärkesambassadörskap.

Det finns fyra huvudsakliga sätt på vilka varumärkesambassadörskap och anställdas stöd kan hjälpa företagets verksamhet:

• Öka medvetenheten om varumärket
• Förbättra arbetsgivarvarumärket och attrahera högkvalitativa kandidater
• Bättre marknadsföringsinsatser
• Öka försäljningen

Förbättrar kundtillfredsställelsen och kundbehovet

Bättre affärskommunikation innebär också bättre kundnöjdhet. Om det finns dålig kommunikation inom en organisation händer två saker när det gäller kundservice och kundtillfredsställelse.

För det första får anställda i kundnära roller inte den information de behöver. För det andra kommer kunderna att känna av den låga medarbetarmoralen och få en negativ upplevelse.

En studie visade faktiskt att medarbetarnas attityd har en betydande inverkan på kundnöjdheten, vilket sedan resulterar i en ökning av intäkterna.

Bygger en bättre företagskultur

Enligt är en ordentlig strategi för affärskommunikation avgörande för att bygga upp en bättre företagskultur och arbetsplatsmiljö.

Företag som kommunicerar på ett transparent och öppet sätt har mycket sundare arbetsklimat, medarbetarnas motivation och tillfredsställelse.

Å andra sidan lider organisationer som försummar affärskommunikation som ett sätt att förbättra arbetsplatskulturen av lågt engagemang, hög personalomsättning och låg nöjdhet bland anställda och kunder.

Mobila företagskommunikationers framväxt

Millennials utgör 50 % av arbetskraften i världen och beräknas utgöra 75 % av arbetskraften år 2025.

Som vi alla vet är millennials och Z-anställda tekniskt kunniga och mobilorienterade. Om du vill att dessa generationer ska engagera sig i innehållet i din affärskommunikation måste du därför anpassa dina kommunikationsinsatser till deras vanor och mobila preferenser.

Organisationer börjar nu bli medvetna om att det inte räcker med att skicka generiska e-postmeddelanden till hela företaget eller att använda föråldrade intranät för att fånga medarbetarnas uppmärksamhet!

För att förbättra kommunikationen med de anställda, se till att de anställda alltid har tillgång till viktig information och se till att hela organisationen är anpassad, implementerar många företag nu mobilt först-appar för kommunikation med de anställda.

För att lägga till att den ökande förskjutningen mot distansarbete också är en av anledningarna till att arbetsgivare tittar på att implementera kommunikationslösningar som på bästa sätt efterliknar de sociala appar och kommunikationsappar som de anställda använder i sina privata liv.

På så sätt blir företagskommunikationen mycket enklare, snabbare och mer strömlinjeformad.

20 intressanta fakta om företagskommunikation

Om du gillar statistik kommer du också att gilla det här avsnittet. Låt oss ta en titt på några av de mest intressanta fakta om intern affärskommunikation.

1. 60% av företagen har ingen lång-strategi för den interna kommunikationen
2. Endast 13 % av de anställda använder intranätet dagligen
3. 74 % av de anställda har en känsla av att de går miste om företagsnyheter
4. 72 % av de anställda har ingen fullständig förståelse för företagets
5. 87 % av alla använder en mobiltelefon för att kommunicera på jobbet minst en gång i veckan
6. De anställdas produktivitet ökar med 20-25 % i organisationer där de anställda är uppkopplade
7. 38 % av företagen har ett ökande antal distansanställda
8. Endast 23 % av cheferna säger att deras företag är utmärkta på att anpassa medarbetarnas mål till företagets syften
9. 60 % av alla människor hamnar i kris minst en gång i månaden på grund av kommunikationsproblem
10. 29 % av medarbetarna säger att dålig intern företagskommunikation är ett problem. är orsaken till att projekt misslyckas
11. Endast 40 % av de som arbetar med intern kommunikation tror att medarbetarna förstår ”väl” eller ”mycket väl” hur de bidrar till organisationens strategi
12. 62 % av de e-postmeddelanden som medarbetarna får är oviktiga
13. 60.8 % av de anställda säger att de ibland eller ofta ignorerar e-post på jobbet
14. 47,7 % av de anställda säger att om de fick färre e-postmeddelanden på jobbet skulle det sannolikt öka deras lycka
15. Anställda är 75 % mer benägna att titta på en video än att läsa en text
16. Bara 24 % av de yrkesverksamma inom kommunikation anser att de använder sina kommunikationskanaler på ett effektivt sätt
17. Organisationer med effektiva förändrings- och kommunikationsprogram är 3.5 gånger större sannolikhet att överträffa sina kollegor
18. 28 % av ledarna rapporterar att dålig kommunikation är den främsta orsaken till att ett projekt inte kan levereras inom den ursprungliga tidsramen
19. 77 % av de anställda har telefonen inom räckhåll när de är i arbete. arbete
20. Endast 17 % av arbetsgivarna anser att linjecheferna är goda kommunikatörer

Hur tekniken kan hjälpa dig att förbättra affärskommunikationen på din arbetsplats

I en värld av digital omvandling, måste företagen vara redo att ta till sig ny teknik för att förbättra sina organisatoriska insatser.

I takt med att kommunikation och engagemang bland medarbetarna har blivit extremt viktigt har nya verktyg inom detta område utvecklats.

Som tidigare nämnts räcker det inte längre med e-post, intranät och andra föråldrade lösningar för medarbetarkommunikation.

I dag ser vi nya mjukvarulösningar som gör det möjligt för företag att förbättra både intern och extern företagskommunikation.

Med Smarp, vår lösning för kommunikation med anställda, har företag över hela världen lyckats:

• Öka medarbetarnas engagemang
• Öka medarbetarnas produktivitet
• Bort med informationssilos
• Öka medarbetarnas engagemang
• Öka marknadsförings- och försäljningsinsatser
• Öka kännedomen om arbetsgivarvarumärket
• Att attrahera fler högkvalitativakvalitetstalanger

Företagskommunikationens framtid

Pandemin har drastiskt förändrat kommunikationen på arbetsplatsen. För att få en bättre förståelse för hur företagskommunikation kan komma att se ut inom den närmaste framtiden, kolla in den här korta videon där experter på internkommunikation förklarar vilka viktiga färdigheter anställda kommunikationsexperter måste utveckla för att anpassa sig till det nya normala 👇

.