Detta är ett gästinlägg av Howard Givner, verkställande direktör, Event Leadership Institute.
I vår tid, när vi alla konfronteras med en oändlig mängd e-postmeddelanden, kan det vara ett bra sätt att skicka en tryckt inbjudan via posten för att få någons uppmärksamhet för ditt evenemang.
Även om du sedan driver dem till att rsvp online, är det något med att öppna kuvertet och hålla en präglad eller graverad inbjudan på vackert kartongmaterial som känns väldigt, ja, substantiellt.
Den involverade processen börjar med dina allmänna idéer, som förskönas av kreativ grafisk design, skickas till ett pålitligt tryckeri och sedan levereras till postkontoret. Det krävs inte mycket deduktivt resonemang för att snabbt identifiera den svaga länken i den kedjan.
Alla tryckerier ryggar tillbaka när de pratar om postkontoret
Den kanske främsta anledningen är att de har noll ansvar om de levererar inbjudningar för sent, manglade eller om de försvinner helt och hållet. Det finns dock ett antal tips som du kan använda för att få processen att gå smidigare.
- Posta alltid en inbjudan till dig själv och din kund (eller någon annan som är involverad i planeringen), så att ni båda personligen kan veta exakt när de levereras och kan se hur de ser ut när de kommer fram.
- Var medveten om att posten vanligtvis tar mer betalt för att leverera styva inbjudningar, som de klassificerar som ett paket snarare än ett brev.
- För fyrkantiga kuvert kostar det mer att posta än vanligt formade kuvert.
- Begär att dina inbjudningar ska vara ”handavstämplade” i stället för maskinavstämplade. Det innebär att en människa på postkontoret stämplar ditt kuvert över portot, för att säkerställa att stämpeln inte kan användas igen. Alternativet, och standardpraxis om du inte begär något annat, är att de kör inbjudningarna genom en maskin, vilket ger dessa vågiga linjer. Maskinell avstämpling är inte bara mindre attraktiv, den kan också skada känsliga inbjudningar med vaxförseglingar och liknande. Det finns ingen avgift för handavstämpling; du behöver bara be om det.
- Särskilda stämplar, från webbplatser som Zazzle.com, ger en personlig prägel. Var beredd på att räkna med en veckas ledtid och en avgift på 40 %.
Låt inte posten förstöra dina inbjudningar
Använd ovanstående tips så att du är bättre förberedd när det gäller att skicka dina inbjudningar via posten.