50 maneras de mejorar la comunicación del equipo en el trabajo

«Tenemos problemas de comunicación»

Probablemente hayas escuchado esta frase un millón de veces como excusa para muchas cosas. Ya sea por trabajo inacabado, por empleados que están de mal humor, por un mal trabajo en equipo o por cualquier otra cosa, esta frase aparece bastante. Si echas un vistazo a algunas encuestas, la mala comunicación es una de las principales razones de los problemas en el trabajo.

¿Pero qué significa realmente para ti la mala comunicación?

Cuando la comunicación es mala, los plazos no se cumplen. El inicio de los proyectos es difícil. Las ideas no se discuten adecuadamente. Los empleados no dan lo mejor de sí mismos en el trabajo. Los conflictos se producen con mayor frecuencia. Y esto es sólo la punta del iceberg.

Imagina una situación en la que la enfermera no le dice al médico qué pierna debe operar. O que un copiloto no le diga al piloto sobre la avería de uno de los motores del avión.

Si se trata de un exceso de comunicación o de una falta de comunicación o algo intermedio, influye en la forma de trabajar de tu equipo. Hemos investigado bastante y hemos elaborado esta enorme lista de 50 formas de comunicar mejor con tu equipo.

Comencemos: ¡esperamos que encuentres al menos unos cuantos consejos que puedas utilizar con tu equipo!

Incorporación de nuevos empleados

Cuando un nuevo empleado se une a su empresa, probablemente esté muy emocionado por empezar y por iniciar su nuevo papel con éxito. Sin embargo, también están bastante estresados al mismo tiempo. Están nerviosos porque van a ver su nuevo lugar de trabajo y su equipo por primera vez y van a empezar a comunicarse con ellos.

El 69% de los empleados son más propensos a permanecer en una empresa durante tres años si han experimentado una gran incorporación. (Fuente)

Todos sabemos lo que se siente al ser el nuevo o la nueva del grupo, ya sea en la escuela, en el trabajo o en cualquier otro lugar. Es emocionante conocer a gente nueva, pero también puede ser un reto de comunicación. Si quieres hacer que el proceso de incorporación sea más fácil para el nuevo empleado, hay algunas maneras.

1. Preséntale adecuadamente a sus nuevos compañeros. Anúncialos públicamente, no lo mantengas en secreto.
2. Envía un correo electrónico a todos en la empresa y diles que se incorpora alguien nuevo. Cuéntale a tu equipo un poco sobre la nueva contratación.
3. Dale al nuevo empleado una placa con su nombre en su escritorio o puerta. Se sentirá mejor y su equipo recordará su nombre más fácilmente.
4. Déle acceso a los conocimientos o documentos internos de la empresa. Así podrán acostumbrarse a vuestra forma de trabajar y de comunicaros.

Si quieres ahorrar tiempo a las nuevas contrataciones, asegúrate de crear una lista de control de incorporación que puedas reutilizar más adelante.

Celebrar la diversidad en el lugar de trabajo

Hoy en día, no es raro trabajar en un equipo en el que todos provienen de diferentes ciudades, países o incluso continentes. De hecho, nuestro equipo en Chanty tiene algunos empleados que trabajan desde casa en diferentes partes de Europa. Lo importante es recordar que las distintas culturas tienen diferentes formas de entender las cosas y de dar feedback.

Por ejemplo, un director de proyecto en Boston le dice a un desarrollador en Brasil que termine algo pronto. El problema es que su idea de «pronto» puede ser muy diferente. Los idiomas y las culturas pueden atribuir diferentes significados a términos que todos damos por sentados.

También es muy común hoy en día tener personas que trabajan contigo pero que no hablan tu idioma, por lo que tendrás que utilizar uno común como el inglés.

«Las barreras lingüísticas fueron enumeradas como una razón por la que el 40 por ciento de los equipos virtuales globales no tuvieron éxito. (Fuente)

Sin embargo, también se puede mejorar la comunicación en un lugar de trabajo culturalmente diverso.

1. Ofrece clases de aprendizaje de idiomas para que los empleados aprendan a comunicarse mejor entre sí.
2. No abuses de las expresiones idiomáticas, el argot o la jerga profesional cuando hables con personas no nativas. Mantenga un lenguaje sencillo y fácil de entender.
3. Pida a alguien que hable ambos idiomas que le explique mejor sus ideas a un hablante no nativo.
4. ¡Vaya con gente de diferentes culturas! Las personas de un mismo país suelen pegarse entre sí: intenta evitarlo y habla con todo el mundo en el lugar de trabajo.

Usar la psicología: definir quién es quién

Probablemente hayas hecho uno de esos extraños test de personalidad que te dicen qué tipo de hamburguesa o fuente o personaje de Pulp Fiction eres. Admítelo, hay cierta satisfacción en saber que eres más un Vincent Vega que un Marsellus Wallace.

Parte de estos test puede ser una tontería, pero la razón por la que nos interesan no lo es. Ese conocimiento puede ayudarte a saber cómo trabajar mejor con tus compañeros de equipo, algo crucial para construir y trabajar en equipos exitosos y productivos. Hay algunos test de personalidad que puedes probar:

• Test de Personalidad de los Cinco Grandes
• Test de Tipología de Jung
• El test «Rorschach»

Todos los empleados tienen su propia identidad. Los directivos tienen que lidiar con una variedad de temperamentos diferentes en el lugar de trabajo. Entonces, ¿cómo puede beneficiarse de tener diferentes personalidades en sus equipos? Cree la mezcla adecuada de caracteres de los empleados y ayúdeles a interactuar de la manera correcta.

1. Cree equipos con personalidades mixtas. Su lugar de trabajo será más estable y su comunicación más eficaz.
2. Reconozca que algunos empleados son dominantes y otros son más introvertidos, pero todos pueden aportar algo. Por eso debe asegurarse de que todos participen en las reuniones y discusiones.
3. Reconozca el valor de todos los tipos de personalidad. El hecho de que alguien actúe de forma diferente no significa que no pueda contribuir a su organización. Si elige el estilo de gestión adecuado, puede combinar diferentes personalidades en el lugar de trabajo.

Diferentes empleados requerirán diferentes enfoques. Debe informarse sobre los diferentes tipos de temperamento y cómo trabajar con cada uno de ellos de forma eficaz. De ese modo, se comunicará mejor con todos como líder y su equipo será más coherente y exitoso.

Abórdese, la retroalimentación está por llegar

Sin retroalimentación, lo mejor que puede esperar es alcanzar sus metas por accidente. En el peor de los casos, vagarás sin rumbo, sin saber si has hecho algo bien o mal. Si quiere crear un mecanismo de retroalimentación eficaz en el trabajo, preste atención a lo siguiente.

1. Tenga una política de puertas abiertas

Uno de los mayores problemas que tienen los empleados en el lugar de trabajo es la comunicación con sus jefes y directores generales. Se sentirán incómodos al ponerse en contacto, por lo que evitarán la comunicación por completo.

Prueba a introducir una política de puertas abiertas en la que los empleados puedan acercarse a ti y plantearte algo cuando les apetezca. Todos ganan en esta situación.

13. Ofrezca una plataforma para la retroalimentación anónima

El anonimato puede recorrer un largo camino en la comunicación. Muchas veces, los empleados no comparten su opinión con sus jefes porque no están seguros de qué tipo de consecuencias pueden enfrentar si comparten sus pensamientos abiertamente.En su lugar, deje que sus empleados dejen su opinión utilizando un buzón de sugerencias anónimo, ya sea en la oficina o en línea. El director podrá saber si algo necesita ser abordado y los empleados tendrán un lugar seguro para desahogarse.

Conviértase en un sensei de las reuniones

¿Por qué se producen reuniones improductivas por doquier? Una de las razones es que no todo el mundo conoce el coste de una reunión. Considere esta cita del libro ReWork de Jason Fried y David Heinemeier:

Digamos que va a programar una reunión que dura una hora, y que invita a diez personas a asistir. En realidad es una reunión de diez horas, no de una hora. Estás cambiando diez horas de productividad por una hora de reunión.

¿Qué te parece eso?

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Por otro lado, no podemos descuidar el hecho de que las reuniones son la forma número uno de colaborar: no puedes renunciar a las reuniones por completo. Sin embargo, hay algunas maneras de hacerlas más eficientes.

1. Tenga una agenda clara para cada reunión – quién habla de qué y cuándo.
2. Ponga un temporizador y termine la reunión cuando se agote. No hagamos reuniones de más de 30 minutos, 15 es incluso mejor.
3. Invite al menor número de personas posible.
4. Invite sólo a las personas que son relevantes para el tema que se está discutiendo.
5. Concluya cada reunión con un resultado claro y haga a alguien responsable de hacerlo realidad.
6. Mantenga conversaciones regulares uno a uno además de las reuniones. De este modo, la dirección entenderá mejor a los empleados y viceversa.

También puede conseguir una buena herramienta de comunicación para su equipo, que le permita discutir planes, asignar tareas y manejar toda la comunicación y colaboración desde un solo lugar. De esta manera, puedes disminuir eficazmente el número de reuniones que celebras.

Consigue algunas herramientas de comunicación adecuadas

20. En primer lugar, no utilices los correos electrónicos únicamente para comunicarte.

Tal vez te encanten los correos electrónicos, pero realmente necesitas darle una oportunidad a otro método de comunicación. Los empleados tienden a no leer los correos electrónicos y a menudo se los pierden, los ignoran o los borran sin responder.

1. Consigue una app de comunicación en equipo

Nosotros somos muy aficionados a las apps de comunicación en equipo, se nota en la herramienta que estamos construyendo. No somos los únicos: hoy en día existen muchas herramientas de comunicación. La razón por la que son tan populares es que simplemente mejoran la comunicación.

Imagina un escenario en el que un compañero de trabajo te envía un enlace importante para el trabajo. Intentas recordar dónde te lo han enviado y te quedas atascado durante horas. ¿Fue por Viber, Messenger, Skype, correo electrónico u otra cosa? ¿Y estás seguro de que fue ese compañero de trabajo quien lo envió o alguien más?

La razón principal para usar una aplicación de comunicación en equipo es tener toda nuestra comunicación más importante en un solo lugar. Estar al tanto de los correos electrónicos y las conversaciones en diferentes aplicaciones se convirtió rápidamente en algo agotador, por lo que pasamos a utilizar una sola aplicación para el trabajo.

No sólo tienes toda tu comunicación en un solo lugar, sino que también puedes encontrar fácilmente todos tus archivos de trabajo. Además, puedes acceder a todo, en cualquier lugar. Por último, las aplicaciones de chat en equipo de hoy en día tienen muchas funciones que pueden aumentar la productividad de tu equipo. Por ejemplo, Chanty te permite convertir los mensajes en tareas dentro de la aplicación.

1. Da cabida a las conversaciones emocionales

Cuando se trata de comunicación en el trabajo, las conversaciones informales son más importantes y más difíciles de lo que crees. Puedes utilizar las aplicaciones de chat de tu equipo para los momentos de «watercooler» y hablar de cosas no relacionadas con el trabajo en los canales designados. Si trabajas en un equipo remoto, este tipo de comunicación es especialmente importante.

1. Consigue una herramienta de gestión de proyectos online

La colaboración está en el centro de una buena comunicación en equipo. La buena y la mala noticia es que hay muchas herramientas de gestión de proyectos en línea que te ayudan con la comunicación de tu equipo. Puede utilizarlas para hacer un seguimiento del progreso de sus tareas, de modo que todos estén en la misma página. Estas herramientas le ayudan a documentar todo su trabajo fácilmente.

Cada obstáculo en el ciclo de vida del proyecto es un potencial para el caos. Una encuesta encontró, que cuando las organizaciones se vuelven mejores en la gestión de proyectos, los KPIs aumentan significativamente, y la productividad puede mejorar en más del 60 por ciento.

En algún momento, te darás cuenta de que no puedes gestionar todo con hojas de cálculo y es cuando empiezas a utilizar herramientas de gestión de proyectos. Estas herramientas te ayudarán a ahorrar tiempo y a colaborar eficazmente con tu equipo.

Aquí tienes algunos de los muchos beneficios de utilizar herramientas de gestión de proyectos:

– Planificación y previsión

– Seguimiento del progreso

– Acceso constante a todas las apps en tiempo real

– Seguridad

Si no puedes gestionar tus proyectos con hojas de cálculo y correos electrónicos, prueba una herramienta de gestión de proyectos en su lugar.

No te olvides de la motivación

Hay empresas que no entienden la importancia de la motivación de los empleados.

Según la encuesta más reciente de Gallup sobre este tema, «State of the American Workplace»

El 70% de los empleados carecen de compromiso en algún nivel. Se calcula que esto le cuesta a Estados Unidos la friolera de 450.000 a 550.000 millones de dólares en pérdida de productividad al año.

Por el contrario, motivar a los empleados puede conducir a un aumento de la productividad y permitir que una organización alcance niveles más altos de producción.

1. Identificar un objetivo común

Dentro de cada empresa hay objetivos comunes, que pueden depender en gran medida del enfoque del negocio. Identificar y aclarar los objetivos comunes puede conllevar una serie de beneficios. Al fin y al cabo, no hay nada más importante para un equipo que el hecho de que cada uno de sus miembros tenga una mentalidad similar.

1. Haga que la misión y la visión sean claras

Tómese el tiempo de explicar los valores y la misión de la empresa, ya sea como parte de la formación corporativa o como un recordatorio regular a los empleados. Cuando los empleados estén consolidados en su comprensión de los objetivos de la empresa, podrán comunicarse entre sí con mayor eficacia para alcanzarlos.

Haga un inventario de sus propias habilidades de comunicación

Todo empresario quiere que sus trabajadores se comuniquen, pero ¿qué pasa con sus propias habilidades de comunicación? Si quiere servir de líder modelo, la única manera de hacerlo es el autodesarrollo.

1. Pregunte

No importa el tipo de empresa que dirija, cada empleado percibe las cosas a su manera. Si preguntas a tus empleados cómo quieren comunicarse, podrás crear un mejor plan de comunicación para tu organización. Además, a tus empleados les encantará el hecho de que seas lo suficientemente considerado como para preguntar.

1. Da toda tu atención

Si estás teniendo una conversación con alguien y no para de mirar su teléfono o mirar a otra parte, no estarás de humor para seguir comunicándote. Mantén la mirada tanto como sea aceptable y educado y deja todo lo demás a un lado para mostrar a la otra persona que estás escuchando atentamente.

1. Tómate tiempo para escuchar

Hay más de una persona que necesita hablar en una conversación. Si eres tú el que habla todo el tiempo, la gente empezará a desconectarte y nada de lo que digas se entenderá. Tómate un descanso de vez en cuando para dejar que los demás intervengan. De este modo, los demás participantes en la conversación sentirán que también están participando activamente.

1. Sé consciente de cómo te estás comunicando

La comunicación es mucho más que palabras. Presta atención a tu postura, expresiones faciales y lenguaje corporal. Descansa los brazos en lugar de cruzarlos sobre el pecho: esto se interpreta como una señal de defensa. Sonríe cuando sea apropiado, asiente con la cabeza mientras alguien habla y establece contacto visual.

1. Sigue por escrito

Nadie recuerda todo lo que ocurre en una reunión. Haga unas breves notas sobre la reunión y envíelas en un correo electrónico a quien deba ser informado.

1. Informe e inspire

Esto es más fácil de decir que de hacer, pero intente inspirar a sus empleados para que pasen a la acción en sus esfuerzos de comunicación. Si no puede manejar esto por sí mismo, puede contratar a un mentor o a un entrenador.

1. Hágalo en dos sentidos

Si da retroalimentación a sus empleados, asegúrese de solicitarla también de ellos. Como se mencionó anteriormente, es posible que estén demasiado asustados para dar una retroalimentación honesta, por lo que puede hacer que el sistema sea anónimo para obtener respuestas más honestas.

33. Mantén el cara a cara

Las apps de comunicación en equipo como Chanty son la forma más eficiente y rápida de ponerse en contacto. Sin embargo, ver a tus compañeros de trabajo cara a cara mejora la sinceridad y la autenticidad en tu comunicación.

1. No te comuniques en exceso

Hay una línea muy fina entre enviar una buena cantidad de correos electrónicos y reventar la bandeja de entrada de alguien. Especialmente después de la jornada laboral, no envíes innumerables correos electrónicos a tus compañeros de trabajo porque definitivamente puede esperar hasta la mañana.

1. Nunca personalices las críticas

Si estás criticando a alguien o te están criticando a ti, recuerda siempre centrarte en la acción que se realiza y no en la intención que tiene alguien. Nunca puedes saber realmente lo que alguien pretendía hacer antes de que haya realizado la acción. Da y acepta las críticas sin involucrar la emoción siempre que puedas.

1. Da cumplidos de forma reflexiva

Si felicitas a un colega por un trabajo bien hecho, puede que se quede pensando qué es exactamente lo que ha hecho bien. Sea específico en sus comentarios: si alguien hace algo bien (o mal), dígale qué ha hecho específicamente para merecer sus comentarios. Sus empleados sabrán qué dirección tomar la próxima vez que realicen una tarea similar.

1. Acepte las sugerencias con seriedad y explique por qué cuando no pueda

Acepte siempre todas las sugerencias que le lleguen y haga sentir a sus colaboradores que sus voces son escuchadas. Sin embargo, no tenga miedo de rechazar las malas, pero sí de plantear las razones por las que se rechazan.

La formación de equipos es algo importante

Si quiere mejorar la forma de trabajar de su equipo, debería incorporar alguna forma de formación de equipos. Hay muchas actividades de creación de equipos que puedes probar, tanto en interiores como en exteriores. Puedes organizar clases de cocina, eventos musicales, aprendizaje de idiomas, juegos de team building, viajes a parques de aventura y zoológicos de mascotas, y cualquier otra cosa que se te ocurra. He aquí algunos de nuestros métodos favoritos de creación de equipos.

1. Salga de la oficina

Si se queda en casa durante demasiado tiempo, puede tener efectos psicológicos negativos para todos. A veces, se puede lograr un cambio sorprendente con sólo salir un rato al exterior. En contra de la creencia popular, el hecho de estar fuera no siempre implica que no se esté trabajando. Basta con trasladarse a un lugar diferente donde poder trabajar juntos en un proyecto. Por ejemplo, la reunión de nuestro equipo de marketing se celebra siempre en una cafetería cercana: así es más divertido.

1. Programa un retiro de trabajo

En lugar de trabajar todo el tiempo, puedes tomarte uno o dos días para que tu equipo se conozca mejor. Un retiro de trabajo es una forma excelente de hacerlo y tampoco requiere un presupuesto alucinante, porque puedes visitar lugares tan cercanos como a una hora de distancia de la oficina, no es necesario ir a otro continente.

1. Asistir a conferencias en equipo

Considera esto como una doble victoria: puedes asistir a una conferencia y aprender algo Y pasar algo de tiempo con tu equipo. Una vez más, las conferencias no tienen por qué ser caras: puede encontrarlas locales que no le harán perder dinero.

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1. Permita la charla en el refrigerador

A muchos empresarios no les gusta que sus empleados hablen de cosas ajenas al trabajo en la oficina. Sin embargo, esto no es una pérdida de tiempo: es una excelente manera de fomentar una gran comunicación. Fomente las charlas de los empleados siempre que pueda para que los miembros de su equipo se conozcan mejor y se comuniquen con mayor eficacia.

1. Celebre los logros de sus empleados

Si alguien hace un gran trabajo, debe ser reconocido y premiado. Tal vez no puedas darles un aumento de sueldo, pero puedes darles algo igual de valioso: tu tiempo. Tómese un tiempo de su jornada para demostrar a sus empleados que aprecia su duro trabajo, y asegúrese siempre de hacerlo públicamente delante de todo el equipo.

1. Identificar y acercarse a los empleados tímidos

Todos tenemos personalidades diferentes y algunas personas son tímidas por naturaleza. En lugar de intentar cambiarlas, reconozca sus rasgos de carácter y ayúdeles a expresarse más. Muéstrales un interés genuino y alienta sus comentarios y pensamientos para que ellos también contribuyan a la comunicación en el lugar de trabajo en todas sus formas. Recuerde que esto puede llevar un tiempo, dependiendo de su personalidad.

1. Centrarse en la cultura de la empresa

Esta es otra de esas cosas que es más fácil decir que hacer. La cultura de la empresa es un conjunto de valores en los que crees, algo que te diferencia no sólo de la competencia, sino de todas las demás empresas. Para nosotros, la cultura de empresa tiene que ver con la unión y la transparencia, así como con la apertura en la comunicación. Si tiene tiempo, siéntese y documente lo que significa el trabajo para usted y cuál es la filosofía que hay detrás de su forma de trabajar.

1. Fomentar la educación interdepartamental

¿No sería genial que alguien de marketing pudiera aprender sobre ventas? Y alguien de desarrollo pudiera aprender más sobre marketing de productos, por ejemplo. Si dejas que tus empleados aprendan unos de otros (y lo fomentas), la gente podrá ver por qué se toman ciertas decisiones y podrán tener una mejor visión de tu empresa, servicio o producto. Nunca se sabe, su representante de ventas podría convertirse también en su próximo miembro del equipo de marketing.

Pensar fuera de la caja cuando se trata de espacio de oficina

La gente necesita espacios cómodos para trabajar. Si rodeas a tu equipo de un entorno que les hace sentirse incómodos o infelices, no puedes esperar grandes resultados.

La inversión en mobiliario ergonómico y el uso eficaz del espacio podría aumentar la productividad hasta en un 64% – Investigación en Nueva Zelanda

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1. Reorganiza tu oficina

No tienes que comprar muebles nuevos para hacer una renovación de la oficina. Muchas oficinas de hoy en día están configuradas de forma tradicional, donde los empleados están separados por cubículos y paredes. Eliminar estos obstáculos es una buena manera de empezar a reorganizar la oficina para mejorar la comunicación organizativa.

47. Respete la necesidad de silencio

Algunas personas rinden bien en entornos ruidosos, otras necesitan un lugar tranquilo para hacer su mejor trabajo. En cualquier caso, todos necesitamos una habitación tranquila cuando necesitamos tener una reunión o un lugar donde podamos desconectar y relajarnos. Intenta crear una sala o rincón separado en tu oficina con silencio absoluto para que los miembros de tu equipo tengan una opción cuando quieran conseguir algo de paz y tranquilidad.

48. «Hot desking» experimenta

Hay algo que se llama «hot desking» donde nadie en la oficina trabaja en el mismo escritorio todo el tiempo. De este modo, la gente puede cambiar en función de la persona con la que necesite colaborar durante ese día. Esto no siempre es fácil de llevar a cabo, pero es una gran manera de conseguir que tu equipo se comunique más con todo el mundo.

1. Usa una única máquina de café

Hay una famosa historia de una empresa que tenía una única máquina de café para todo un edificio que trabajaba en conjunto – y lograron resultados sorprendentes. En realidad es sencillo: tener una única máquina de café obliga a la gente a comunicarse más.

1. La técnica de la sala de paredes blancas

Una sala de paredes blancas no es necesariamente una sala con paredes blancas. Es una sala en la que todos pueden subir y utilizar una pizarra blanca para intentar resolver un problema. Todos los miembros de cada equipo deberían tener acceso a esta sala para poder discutir el problema juntos y sugerir soluciones para que esos problemas puedan ser resueltos.

Además de la comunicación, utilizamos pizarras blancas en nuestra oficina para el trabajo en equipo y la colaboración. Tenemos una pizarra para las tareas; cuando una tarea está hecha, la borramos. En la segunda pizarra, anotamos los detalles de las tareas cuando tenemos algo abrumador y complejo. De esta manera, una pizarra es para marcar las tareas, la otra está ahí si tenemos una tarea realmente complicada que necesita aclaración. Puede parecer complicado, pero en realidad es muy sencillo y es increíblemente satisfactorio ver cómo las tareas terminadas desaparecen delante de tus ojos.

Un consejo extra: mesas que se pliegan en las paredes

Nunca sabes cuántas personas puedes necesitar para realizar un trabajo. A veces, puedes necesitar una mesa extra para un par de manos adicionales y en estas situaciones, las mesas plegables pueden ser de gran ayuda. No ocupan espacio extra y están ahí cuando necesitas algo de espacio extra para tu equipo.

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Conclusión

¡Esperamos que hayas disfrutado leyendo este artículo tanto como nosotros escribiéndolo! Esta lista de 50 grandes formas de mejorar la comunicación y la colaboración en el trabajo es producto de nuestra propia experiencia y del deseo de mejorar la forma en que trabajamos en Chanty. Esperamos sinceramente que te resulte útil y que puedas aplicar al menos algunos de estos consejos en tu propio lugar de trabajo. Si tienes algún otro consejo que debamos conocer, ¡hazlo saber en los comentarios de abajo! 😉

Este artículo fue publicado originalmente en marzo de 2017, actualizado en julio de 2020

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