Comment combiner deux (ou plus) feuilles de calcul Excel ensemble

Si vous êtes un utilisateur de Microsoft Excel, il ne faut pas longtemps avant que vous ayez plusieurs classeurs différents remplis de feuilles de calcul importantes. Que se passe-t-il lorsque vous devez combiner ces multiples classeurs ensemble afin que toutes les feuilles soient au même endroit ?

Excel peut être un défi parfois parce qu’il est si puissant. Vous savez que ce que vous voulez faire est possible, mais vous ne savez peut-être pas comment l’accomplir. Dans ce tutoriel, je vais vous montrer plusieurs techniques que vous pouvez utiliser pour fusionner des feuilles de calcul Excel.

Lorsque vous devez combiner plusieurs feuilles de calcul, ne copiez pas et collez les données de chaque feuille manuellement. Il existe de nombreux raccourcis que vous pouvez utiliser pour gagner du temps en combinant des classeurs, et je vous montrerai lequel convient à chaque situation.

Watch & Learn

Le screencast ci-dessous vous montrera comment combiner des feuilles Excel en un seul classeur consolidé. Je vous apprendrai à utiliser PowerQuery (également appelé Get & Transformer les données) pour rassembler les données de plusieurs classeurs.

Important : les adresses électroniques utilisées dans ce tutoriel sont fictives (générées au hasard) et ne sont pas destinées à représenter des adresses électroniques réelles.

Lisez la suite pour voir les instructions écrites. Comme toujours, Excel a plusieurs façons d’accomplir cette tâche, et la façon dont vous travaillez avec vos données déterminera quelle approche est la meilleure.

1. Comment déplacer & Copier les feuilles (méthode la plus simple)

La méthode la plus simple pour fusionner des feuilles de calcul Excel est de simplement prendre la feuille entière et de la copier d’un classeur à l’autre.

Pour ce faire, commencez par ouvrir les deux classeurs Excel. Ensuite, passez au classeur à partir duquel vous voulez copier plusieurs feuilles.

Maintenant, maintenez la touche Contrôle (ou Commande sur Mac) de votre clavier et cliquez sur toutes les feuilles que vous voulez copier dans un classeur séparé. Vous remarquerez qu’au fur et à mesure, les onglets s’afficheront en surbrillance.

Maintenant, il suffit de faire un clic droit et de choisir Déplacer ou Copier dans le menu.

Sur la fenêtre contextuelle Déplacer ou Copier, la première chose à faire est de sélectionner le classeur dans lequel vous voulez déplacer les feuilles. Choisissez le nom du fichier dans la liste déroulante « Vers le livre ».

En outre, vous pouvez choisir où les feuilles sont placées dans le nouveau classeur en termes de séquence. Le menu Avant la feuille contrôle où, séquentiellement dans le classeur, les feuilles seront insérées. Vous pouvez toujours choisir (déplacer à la fin) et re-séquencer l’ordre des feuilles plus tard, au besoin.

Enfin, il est facultatif de cocher la case Créer une copie, qui dupliquera les feuilles et créera une copie séparée de celles-ci dans le classeur vers lequel vous déplacez les feuilles. Une fois que vous avez appuyé sur OK, vous verrez que les feuilles que nous avons copiées sont dans le classeur combiné.

Cette approche a quelques inconvénients. Si vous continuez à travailler avec deux fichiers séparés, ils ne sont pas « synchronisés ». Si vous apportez des modifications au classeur d’origine dont vous avez copié les feuilles, elles ne seront pas automatiquement mises à jour dans le classeur combiné.

2. Préparez-vous à utiliser les outils Get & Transformer les données pour combiner les feuilles

Excel dispose d’un ensemble d’outils incroyablement puissants qui sont souvent appelés PowerQuery. À partir d’Excel 2016, cet ensemble de fonctionnalités a été rebaptisé Get & Transformer les données.

Comme son nom l’indique, il s’agit d’un ensemble d’outils qui vous aide à rassembler des données provenant d’autres classeurs et à les consolider dans un seul classeur.

De plus, cette fonctionnalité est exclusive à Excel pour Windows. Vous ne la trouverez pas dans les versions Mac ou dans l’édition navigateur web de l’appli de Microsoft.

Avant de commencer : Vérifiez les données

La partie la plus importante de ce processus est de vérifier vos données avant de commencer à les combiner. Les fichiers doivent avoir la même configuration pour la structure de données, avec les mêmes colonnes. Vous ne pouvez pas facilement combiner une feuille de calcul à quatre colonnes et une feuille de calcul à cinq colonnes, car Excel ne saura pas où placer les données.

Souvent, vous vous retrouverez à devoir combiner des feuilles de calcul lorsque vous téléchargez des données à partir de systèmes. Dans ce cas, il est beaucoup plus facile de s’assurer que le système que vous téléchargez des données est configuré pour télécharger des données dans les mêmes colonnes à chaque fois.

Avant de télécharger des données à partir d’un service comme Google Analytics, je m’assure toujours que je télécharge le même format de rapport à chaque fois. Cela garantit que je peux facilement travailler avec et combiner plusieurs feuilles de calcul ensemble.

Que vous tiriez des données d’un système comme Google Analytics, MailChimp, ou un ERP comme SAP ou Oracle qui alimente d’énormes entreprises, la meilleure façon de gagner du temps est de s’assurer que vous téléchargez des données dans un format commun.

Maintenant que nous avons vérifié nos données, il est temps de plonger dans l’apprentissage de la façon de combiner des feuilles Excel.

3. Comment combiner des feuilles Excel dans un dossier plein de fichiers

À quelques reprises, j’ai eu un dossier plein de fichiers que je devais rassembler en un seul fichier consolidé. Lorsque vous avez des dizaines ou même des centaines de fichiers, les ouvrir un par un pour les combiner n’est tout simplement pas faisable. Apprendre cette technique peut vous faire gagner des dizaines d’heures sur un seul projet.

Encore une fois, il est crucial que les données soient dans le même format. Pour commencer, il est utile de placer tous les fichiers dans le même dossier afin qu’Excel puisse facilement surveiller ce dossier pour détecter les changements.

Étape 1. Dirigez Excel vers le dossier de fichiers

Sur la fenêtre contextuelle, vous voudrez spécifier un chemin d’accès au dossier qui contient vos classeurs Excel.

Vous pouvez naviguer jusqu’à ce chemin, ou simplement coller le chemin d’accès au dossier contenant vos classeurs.

Étape 2. Confirmez la liste des fichiers

Après avoir montré à Excel où sont stockés les classeurs, une nouvelle fenêtre s’affiche qui montre la liste des fichiers que vous êtes prêt à combiner. Pour l’instant, vous ne voyez que les métadonnées des fichiers, et pas les données qu’ils contiennent.

Cette fenêtre montre simplement les fichiers qui vont être combinés avec notre requête. Vous verrez le nom du fichier, le type, et les dates d’accès et de modification. S’il vous manque un fichier dans cette liste, confirmez que tous les fichiers sont dans le dossier et réessayez le processus.

Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur Modifier.

Etape 3. Confirmer la combinaison

Le menu suivant permet de confirmer les données à l’intérieur de vos fichiers. Puisque nous avons déjà vérifié que les données sont de la même structure dans nos multiples fichiers, nous pouvons simplement cliquer sur OK à cette étape.

Étape 4. Comment combiner des feuilles Excel avec un clic

Maintenant, une nouvelle fenêtre apparaît avec la liste des fichiers que nous sommes prêts à combiner.

À ce stade, vous voyez encore les métadonnées sur les fichiers et maintenant les données elles-mêmes. Pour résoudre cela, cliquez sur la double flèche déroulante dans le coin supérieur droit de la première colonne.

Voila ! Maintenant, vous verrez les données réelles de l’intérieur des fichiers combinées en un seul endroit.

Faites défiler les données pour confirmer que toutes vos lignes sont là. Remarquez que le seul changement par rapport à vos données originales est que le nom de fichier de chaque fichier source figure dans la première colonne.

Étape 5. Fermer et charger les données

Croyez-le ou non, nous avons pratiquement terminé de combiner nos feuilles de calcul Excel. Les données sont dans l’éditeur de requêtes pour le moment, donc nous devrons les « renvoyer » à Excel ordinaire pour pouvoir travailler avec elles.

Cliquez sur Fermer &Charger dans le coin supérieur droit. Vous verrez les données finies dans une feuille de calcul Excel régulière, prête à être examinée et à être utilisée.

Imaginez utiliser cette fonction pour enrouler plusieurs fichiers de différents membres de votre équipe. Choisissez un dossier dans lequel vous stockerez chacun des fichiers, puis combinez-les en un seul fichier cohésif avec cette fonctionnalité en quelques minutes seulement.

Recap & Continuer à apprendre

Dans ce tutoriel, vous avez appris plusieurs techniques pour savoir comment combiner des feuilles Excel. Lorsque vous avez de nombreuses feuilles que vous devez assembler, l’utilisation de l’une de ces approches vous fera gagner du temps afin que vous puissiez revenir à la tâche à accomplir !

Voyez certains des autres tutoriels pour mettre à niveau vos compétences en Excel. Chacun de ces tutoriels vous enseignera une méthode pour accomplir des tâches en moins de temps dans Microsoft Excel.

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