Suivant l’exemple de San Francisco, la Californie va bientôt étendre considérablement l’obligation de la plupart des employeurs de fournir un temps de pause et un endroit pour exprimer le lait maternel. La nouvelle loi, qui vient d’être signée par le gouverneur Newsom le 10 octobre 2019, entrera en vigueur le 1er janvier 2020. Que doivent savoir les employeurs californiens au sujet de leurs nouvelles obligations ?
Les gouvernements fédéral, étatique et local s’impliquent
Comme nous l’avons évoqué l’année dernière, l’une des questions de politique publique les plus populaires ces derniers temps a été l’obligation pour un employeur d’accommoder les employés qui allaitent ou expriment leur lait maternel. Le gouvernement fédéral, les États et les juridictions locales ont été de plus en plus actifs sur ce front au cours des dernières années.
Au niveau fédéral, le Fair Labor Standards Act (FLSA) prévoit que, jusqu’à un an après la naissance d’un enfant, une mère allaitante doit bénéficier d’un « temps de pause raisonnable » pour tirer son lait « chaque fois que cette employée a besoin de tirer son lait. » Ces pauses peuvent être non rémunérées. Vous devez également fournir un endroit privé pour tirer son lait, autre qu’une salle de bain, à l’abri des regards et sans intrusion. En outre, en 2015, la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) a officiellement adopté la position selon laquelle la lactation est protégée par la loi sur la discrimination liée à la grossesse (PDA). Par conséquent, le fait de ne pas prévoir de temps pour tirer le lait maternel pourrait entraîner non seulement des violations de la FLSA, mais aussi une poursuite pour discrimination en vertu de la PDA.
Pendant ce temps, la Californie dispose d’une loi générale sur les « aménagements pour l’allaitement » depuis 2002, exigeant des employeurs qu’ils fournissent un temps de pause raisonnable et un endroit où les employés peuvent exprimer leur lait maternel.
Plusieurs juridictions locales ont fait un pas de plus et adopté leurs propres politiques sur le lieu de travail dans ce domaine. Par exemple, feu le maire de San Francisco, M. Lee, a signé l’ordonnance sur la lactation sur le lieu de travail en 2017. Cette ordonnance est entrée en vigueur le 1er janvier 2018, obligeant les entreprises à offrir aux employés des pauses et un endroit désigné pour l’allaitement. En outre, les employeurs de San Francisco doivent également mettre en œuvre des politiques qui informent les employés de leur droit à un aménagement pour la lactation. L’ordonnance exige également que les bâtiments nouvellement construits ou rénovés désignés pour certains usages comprennent des salles de lactation, et modifie le code du bâtiment de San Francisco pour spécifier les spécifications techniques des salles de lactation.
Maintenant, la Californie a franchi une étape importante et a rejoint San Francisco en adoptant une liste détaillée des exigences que les employeurs doivent superviser en ce qui concerne les aménagements pour la lactation. Le gouverneur Brown avait opposé son veto à une législation très similaire l’année dernière. Mais en signant le projet de loi 142 du Sénat (présenté par le sénateur Scott Weiner), le gouverneur Newsom a fait en sorte que plusieurs changements importants apportés à la législation existante de l’État entrent bientôt en vigueur. Voici un résumé des exigences imminentes.
Temps de pause « chaque fois » nécessaire
La loi actuelle prévoit qu’un employeur doit fournir un temps de pause raisonnable pour permettre aux employés d’exprimer leur lait maternel. Le temps de pause doit, si possible, se dérouler en même temps que tout temps de pause déjà accordé à l’employé. Ce temps de pause qui ne coïncide pas avec le temps de repos autorisé en vertu de la loi existante n’est pas rémunéré.
Le SB 142 précise que le temps de pause doit être fourni « chaque fois que l’employé a besoin d’exprimer son lait. »
Extension significative des exigences relatives aux salles d’allaitement
En vertu de la loi actuelle de l’Etat, les employeurs sont tenus de faire des efforts raisonnables pour fournir aux employés l’utilisation d’une pièce ou d’un endroit autre qu’une salle de bain à proximité immédiate de la zone de travail de l’employé, pour que l’employé exprime son lait maternel en privé. Cependant, le SB 142 promulgue de nouvelles exigences importantes liées aux salles de lactation.
Premièrement, la nouvelle loi répète qu’une salle de lactation ne doit pas être une salle de bain, et doit être à proximité immédiate de la zone de travail de l’employé. Elle ajoute l’exigence que la salle doit être à l’abri des regards et sans intrusion pendant que l’employé allaite.
Deuxièmement, la nouvelle loi prévoit qu’une salle d’allaitement doit :
- être sûre, propre et exempte de matières dangereuses, telles que définies ;
- comprendre une surface pour placer un tire-lait et des articles personnels ;
- comprendre un endroit pour s’asseoir ; et
- avoir accès à l’électricité ou à des dispositifs alternatifs, y compris, mais sans s’y limiter, à des rallonges ou à des stations de chargement nécessaires pour faire fonctionner un tire-lait électrique ou à piles.
Troisièmement, le SB 142 prévoit que l’employeur doit fournir l’accès à un évier avec de l’eau courante et à un réfrigérateur approprié pour stocker le lait (ou un autre dispositif de refroidissement) à proximité immédiate du lieu de travail de l’employé.
Quatrièmement, la nouvelle loi prévoit que, lorsqu’une salle polyvalente est utilisée pour l’allaitement parmi d’autres utilisations, l’utilisation de la salle pour l’allaitement a la priorité sur les autres utilisations, mais seulement pendant le temps où elle est utilisée à des fins d’allaitement.
Exceptions et accommodements
La loi 142 prévoit un certain nombre d’accommodements pour certains employeurs.
Premièrement, un employeur dans un bâtiment à locataires multiples ou un lieu de travail à employeurs multiples peut se conformer à la loi en fournissant un espace partagé entre plusieurs employeurs dans le bâtiment ou le lieu de travail si l’employeur ne peut pas fournir un lieu de lactation dans son propre espace de travail.
Deuxièmement, les employeurs ou les entrepreneurs généraux qui coordonnent un chantier multi-employeurs doivent soit fournir des aménagements pour l’allaitement, soit fournir un endroit sûr et sécurisé pour que les employeurs sous-traitants puissent fournir des aménagements pour l’allaitement sur le chantier, dans les deux jours ouvrables, sur demande écrite de tout employeur sous-traitant ayant un employé qui demande un aménagement.
Troisièmement, un employeur peut se conformer aux exigences de la loi en désignant un lieu d’allaitement qui est temporaire en raison de limitations opérationnelles, financières ou d’espace. Ces espaces temporaires ne doivent pas être une salle de bain et doivent être à proximité immédiate de la zone de travail de l’employé, à l’abri des regards, sans intrusion pendant que l’employé exprime son lait, et répondre autrement aux exigences de la loi
Enfin, un employeur comptant moins de 50 employés peut établir une exemption de l’une ou l’autre des exigences relatives aux salles de lactation s’il peut démontrer que cela imposerait une contrainte excessive lorsqu’elle est considérée par rapport à la taille, aux ressources financières, à la nature ou à la structure de l’entreprise de l’employeur.
Augmenter les enjeux de la non-conformité
En vertu de la section 226.7 existante du code du travail, un employeur qui ne fournit pas un repas ou une période de repos ou de récupération comme l’exige la loi est tenu de payer à l’employé une heure de salaire supplémentaire au taux de salaire normal de l’employé pour chaque jour ouvrable où la pause n’est pas fournie.
SB 142 augmente les enjeux en cas de manquement à l’accommodement de l’allaitement en spécifiant que le refus d’un temps de pause raisonnable ou d’un espace adéquat pour exprimer le lait maternel sera considéré comme une violation de la section 226.7. Les violations alléguées des périodes de repas et de repos sont une cible favorite des poursuites PAGA, il est donc prévu que les employeurs commencent à voir des poursuites PAGA sur les questions d’accommodement de l’allaitement également.
En outre, le commissaire du travail peut imposer une amende civile d’un montant de 100 $ pour chaque jour où l’employé se voit refuser un temps de pause ou un espace adéquat pour exprimer son lait. En outre, le SB 142 rend illégal pour un employeur de discriminer ou d’exercer des représailles contre un employé pour avoir exercé ses droits en vertu de la loi sur les aménagements pour l’allaitement.
Politique obligatoire de l’employeur en matière de lactation
Le SB 142 exige également que les employeurs élaborent et mettent en œuvre une politique concernant les aménagements en matière de lactation qui comprend :
- Une déclaration sur le droit d’un employé de demander un aménagement pour l’allaitement;
- Le processus par lequel l’employé fait la demande;
- L’obligation de l’employeur de répondre à la demande ; et
- Une déclaration sur le droit d’un employé de déposer une plainte auprès du commissaire du travail pour toute violation de la loi.
SB 142 précise que l’employeur doit inclure la politique de lactation dans un manuel de l’employé ou un ensemble de politiques que l’employeur met à la disposition des employés, et distribuer la politique aux nouveaux employés lors de l’embauche et lorsqu’un employé fait une demande de renseignements sur le congé parental ou le demande. En outre, si l’employeur ne peut pas fournir un temps de pause ou un lieu conforme à la politique, il est tenu de fournir une réponse écrite à l’employé.
Next Steps
SB 142 entre en vigueur le 1er janvier 2020. Avant cette date, vous devriez examiner attentivement vos procédures pour fournir des aménagements pour la lactation en accord avec les exigences de la nouvelle loi. En particulier, vous devriez élaborer et mettre en œuvre une politique d’allaitement à inclure dans les manuels des employés ou d’autres politiques, et établir une méthode de distribution aux nouveaux employés et aux employés qui se renseignent sur le congé parental. Pour certains employeurs, cette nouvelle loi peut nécessiter des changements physiques sur le lieu de travail afin de se conformer aux nouvelles exigences. Pour plus d’informations sur cette nouvelle loi, veuillez contacter votre avocat Fisher Phillips, ou l’un des avocats de l’un de nos cinq bureaux en Californie.