Molte volte al mese ricevo chiamate da medici relative alla gestione delle cartelle cliniche. Di particolare preoccupazione è quando e come divulgare le cartelle cliniche dei pazienti. Considerate le seguenti affermazioni che molti medici assumono, erroneamente, come vere:
1. Un genitore non affidatario non ha diritto di accedere alla cartella di un minore. Falso.
Non è mai divertente trovarsi nel mezzo di una “guerra di divorzio” in un ufficio pediatrico tra un genitore non affidatario che vuole copie delle cartelle cliniche, e un genitore affidatario che vuole impedire tale richiesta. A meno che un ordine del tribunale non imponga altrimenti (o ci sia una legge specifica dello stato sulla questione) un genitore non affidatario mantiene ancora i diritti parentali che permettono l’accesso alle cartelle del bambino.
2. I medici non devono fornire ai pazienti l’accesso alla loro intera cartella clinica. Falso (con eccezioni).
In genere, un paziente ha il diritto di accedere all’intero contenuto della sua cartella clinica, comprese le note del medico, i risultati di laboratorio e dei test, e le note di altri medici. Questo include le note di progresso del medico, che devono essere fornite come parte della cartella clinica. I medici hanno una certa discrezione nel non divulgare certe registrazioni di salute mentale o di altro tipo se credono che la divulgazione possa essere dannosa per il paziente o per un altro. Inoltre, alcuni risultati di test possono essere soggetti a leggi statali specifiche o ad altre leggi federali riguardanti la divulgazione (per esempio, test HIV o quelli legati all’abuso/trattamento di sostanze).
3.L’HIPAA controlla sempre la divulgazione delle cartelle. Falso.
HIPAA dettaglia il diritto di un paziente a ricevere le sue cartelle cliniche. Inoltre, la maggior parte, se non tutti gli stati mantengono leggi riguardanti la divulgazione delle cartelle cliniche. Nel caso in cui l’HIPAA e la legge statale siano in conflitto, l’HIPAA generalmente controlla. Se la legge statale affronta una questione su cui l’HIPAA tace o non è in conflitto, i medici devono conformarsi alla legge statale.
4. I medici non sono tenuti a fornire direttamente ai pazienti una copia delle loro cartelle cliniche. Falso.
Ho parlato con un medico che si rifiutava abitualmente di fornire le cartelle cliniche direttamente ai pazienti per paura che le cartelle potessero essere usate in cause di malasanità. Indovinate un po’? Il medico è stato citato in giudizio per non aver fornito ai pazienti copie delle loro cartelle cliniche! A meno che non sia diversamente limitato dalla legge, un paziente ha diritto a una copia della sua cartella clinica e un medico non può rifiutarsi di fornire la cartella direttamente al paziente in favore dell’inoltro a un altro fornitore.
5.I medici possono far pagare ai pazienti una tariffa fissa per le cartelle cliniche. Falso.
Questa è una tradizione che mette abitualmente i medici nei guai. Alcuni stati permettono ai medici di addebitare spese di “gestione” per le cartelle cliniche. L’HIPAA permette ai fornitori di addebitare una tassa ragionevole e basata sui costi per le cartelle cliniche (cioè i costi di manodopera e di fornitura della copia e dell’affrancatura), con la tariffa per pagina di uno stato considerata presuntivamente “ragionevole”. L’HIPAA, che supera le leggi statali, non permette di addebitare una tassa di “gestione” per l’elaborazione o il recupero delle cartelle cliniche.
6. Le richieste di documenti possono essere onorate senza la firma del paziente. A volte falso.
HIPAA generalmente permette la divulgazione di cartelle cliniche per “trattamento, pagamento o operazioni sanitarie” senza una richiesta scritta. Tuttavia, la maggior parte delle leggi statali richiedono che le richieste di documentazione siano scritte e firmate dal paziente. Vi consiglio di ottenere sempre una liberatoria scritta e firmata in una situazione non di emergenza, sia che sia richiesta dalla legge o meno.
7.Le richieste di cartelle cliniche possono essere rifiutate se il paziente deve dei soldi allo studio. Falso.
Non c’è nessuna base legale per rifiutare di consegnare la cartella clinica di un paziente perché deve dei soldi allo studio. Ogni paziente ha il diritto di accedere alla sua cartella clinica secondo le leggi federali e la maggior parte delle leggi statali. L’unico denaro che può essere richiesto sono le spese di copia previste dalla legge.
Mentre la conservazione e il trasferimento delle cartelle cliniche è spesso di routine, non sempre è fatto correttamente dagli studi medici. Se siete in pratica da un po’ e non avete rivisto i vostri moduli o politiche ultimamente, vi consiglio di farlo. Se avete ottenuto i moduli della vostra pratica gratuitamente online o da un amico e non avete mai pensato se fossero effettivamente conformi alla legge, vi suggerisco di rivederli per vedere se creano, o proteggono, la vostra pratica dalla responsabilità. Se avete domande, consultate un avvocato del settore sanitario che può guidarvi di conseguenza.
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