Maandelijks krijg ik telefoontjes van artsen die te maken hebben met het beheer van medische dossiers. Een bijzonder punt van zorg is wanneer en hoe medische dossiers van patiënten openbaar worden gemaakt. Denk eens aan de volgende beweringen waarvan veel praktijken ten onrechte aannemen dat ze waar zijn:
1. Een niet-verzorgde ouder heeft geen recht op toegang tot het dossier van een minderjarige.
Het is nooit leuk om midden in een “echtscheidingsoorlog” tussen een niet-verzorgde ouder die kopieën van medische dossiers wil, en een verzorgende ouder die een dergelijk verzoek wil verhinderen, te zitten. Tenzij een gerechtelijk bevel anders bepaalt (of er een bepaalde staatsspecifieke wet over de kwestie is) behoudt een niet-verzorgde ouder nog steeds de ouderlijke rechten die toegang geven tot de dossiers van het kind.
2. Artsen hoeven patiënten geen toegang te geven tot hun volledige medische dossier. Onwaar (met uitzonderingen).
Typisch heeft een patiënt recht op toegang tot de gehele inhoud van zijn medisch dossier, inclusief de aantekeningen van de arts, lab- en testresultaten, en aantekeningen van andere artsen. Dit omvat ook de voortgangsnotities van de arts, die moeten worden verstrekt als onderdeel van het medisch dossier. Artsen hebben een zekere mate van discretie om bepaalde geestelijke gezondheids- of andere gegevens niet vrij te geven als zij denken dat de vrijgave schadelijk kan zijn voor de patiënt of een ander. Bovendien kunnen sommige testresultaten onderhevig zijn aan staatsspecifieke of andere federale wetten betreffende openbaarmaking (bijv. HIV-tests of tests die verband houden met drugsmisbruik/behandeling).
3.HIPAA controleert altijd de openbaarmaking van dossiers. Onwaar.
HIPAA beschrijft het recht van een patiënt om zijn of haar medische dossiers te ontvangen. Bovendien hebben de meeste, zo niet alle staten wetten met betrekking tot de openbaarmaking van medische dossiers. In het geval dat de HIPAA en de staatswet conflicteren, heeft de HIPAA over het algemeen voorrang. Als de staatswet een kwestie behandelt waarover de HIPAA zwijgt of niet conflicteert, moeten artsen zich houden aan de staatswet.
4. Artsen zijn niet verplicht patiënten rechtstreeks een kopie van hun medische dossiers te geven. Onwaar.
Ik sprak met een arts die routinematig weigerde medische dossiers rechtstreeks aan patiënten te verstrekken, uit bezorgdheid dat de dossiers zouden kunnen worden gebruikt in rechtszaken wegens wanpraktijken. Wat denk je? De arts werd aangeklaagd omdat hij verzuimde patiënten kopieën van hun medische gegevens te verstrekken! Tenzij de wet anders bepaalt, heeft een patiënt recht op een kopie van zijn of haar medisch dossier en mag een arts niet weigeren het dossier rechtstreeks aan de patiënt te verstrekken ten gunste van doorzending naar een andere zorgverlener.
5.Artsen mogen patiënten een vast bedrag vragen voor medische dossiers. Onwaar.
Dit is een traditie die artsen routinematig in de problemen brengt. In sommige staten mogen artsen “administratiekosten” in rekening brengen voor medische dossiers. HIPAA staat toe dat aanbieders een redelijke, op kosten gebaseerde vergoeding vragen voor medische dossiers (d.w.z. arbeids- en leveringskosten voor kopiëren en portokosten), waarbij de kopieerkosten per pagina van een staat als vermoedelijk “redelijk” worden beschouwd. De HIPAA, die voorrang heeft op de staatswetgeving, staat niet toe dat een “behandelingsvergoeding” in rekening wordt gebracht voor het verwerken of opvragen van medische dossiers.
6. Verzoeken om dossiers kunnen worden gehonoreerd zonder handtekening van de patiënt. Soms Vals.
HIPAA staat over het algemeen toe dat medische dossiers worden vrijgegeven voor “behandeling, betaling of gezondheidszorgactiviteiten” zonder een schriftelijk verzoek. De meeste wetten vereisen echter dat verzoeken om dossiers schriftelijk worden ingediend en door de patiënt worden ondertekend. Ik raad u aan om altijd een ondertekende, schriftelijke vrijgave te verkrijgen in een niet-spoedeisende situatie, of dit nu wettelijk verplicht is of niet.
7.Verzoeken om dossiers kunnen worden geweigerd als de patiënt geld verschuldigd is aan de praktijk. Er is geen wettelijke basis om te weigeren het medisch dossier van een patiënt te overhandigen omdat deze geld aan de praktijk verschuldigd is. Iedere patiënt heeft het recht op toegang tot zijn medisch dossier onder federale en de meeste staatswetten. Het enige geld dat kan worden geëist zijn de door de wet voorgeschreven kopieerkosten.
Hoewel het bijhouden en overdragen van medische dossiers vaak routine is, wordt het niet altijd goed gedaan door artsenpraktijken. Als u al een tijdje in de praktijk bent en uw formulieren of beleid de laatste tijd niet hebt herzien, raad ik u aan dit te doen. Als u de formulieren van uw praktijk gratis online of van een vriend hebt gekregen en er nooit over hebt nagedacht of ze eigenlijk wel wettelijk in overeenstemming zijn, stel ik voor dat u ze opnieuw bekijkt om te zien of ze uw praktijk creëren, of beschermen, tegen aansprakelijkheid.
Voor meer informatie over Ericka Adler en onze andere bloggers van Practice Notes, klik hier.