Hoe succesvolle CAB-vergaderingen te leiden

Het leiden van een succesvolle Change Advisory Board (CAB) vergadering is zeer belangrijk voor alle organisaties. Het zorgt ervoor dat meerdere belanghebbenden de kans krijgen om bij te dragen aan organisatorische beslissingen voor uitmuntende dienstverlening. Er zijn enkele belangrijke overwegingen die moeten worden begrepen om succesvol te zijn voor, tijdens en na het bijeenroepen van een CAB.

Eerst, er zijn drie soorten CABs en elk heeft een beoogd doel binnen het veranderingsmanagementproces. Het algemene doel van alle CAB’s is de verandermanager te adviseren. De change manager of change authority die de CAB voorzit, heeft de uiteindelijke goedkeuring van de wijzigingen met advies van de CAB.

De drie soorten CAB’s zijn:

• Pre-approval CAB
• Emergency CAB
• Post-approval CAB

Alle CAB’s maken deel uit van het change management-proces, maar worden voor verschillende activiteiten bijeengeroepen. De wijzigingsmanager of wijzigingsautoriteit beslist of een CAB nodig is. Alle CAB’s zijn facultatief en de veranderingsautoriteit kan de veranderingsbeslissing nemen zonder advies, maar het advies van de CAB kan zeer waardevol zijn voor de veranderingsmanager.

De activiteiten van het wijzigingsbeheerproces zijn:

1. Start/begin wijzigingsproces
2. Log wijzigingsverzoek of wijzigingsvoorstel – maak wijzigingsrecord
3. Categoriseer wijziging
4. Prioriteer wijziging
5. Goedkeuring wijziging voor releasebeheer (bouwen en testen)
6. Goedkeuring wijziging voor uitrol (installatie, opleiding, enz.)
7. Post-implementatie review
8. Sluiten change record stop proces

Het niet volgen van het proces of andere belangrijke activiteiten kan leiden tot uitdagingen voor veranderingen in uw organisatie. Deze uitdagingen worden soms verweten aan bijvoorbeeld de CAB, de technologie, de governance en de veranderingsautoriteit. De schuld kan goed worden gelegd, maar het vastleggen en bewaren van metrieken en kritische succesfactoren met betrekking tot de activiteiten kan u helpen de knelpunten in uw proces te vinden.

De verandermanager werkt ook als een Continual Service Improvement (CSI) manager. Hij of zij noteert alle geleerde lessen voor voortdurende goedkeuring van het veranderingsproces en de effectiviteit van de CAB om te worden opgenomen in een algemeen kennisbeheersysteem. Praktijken voor verandermanagement dragen bij aan het succes van de CAB met een grondig begrip van mensen, processen, organisatiestructuur, technologie, bestuur en communicatie.

Voorgoedkeurings CAB-vergaderingen

De voorgoedkeurings CAB komt bijeen voordat een wijziging wordt goedgekeurd voor release management. Aanwezigen van deze CAB moeten belangrijke perspectieven bieden met betrekking tot de wijziging, waaronder:

• Het klantperspectief is zeer belangrijk en de klant (intern of extern) of een vertegenwoordiger van de klant, zoals de service manager of business relationship manager, biedt dit perspectief. Zonder inzicht in de behoeften of uitkomsten van de klant, kan het resulterende project op basis van de verandering geen waarde hebben. Als het project geen waarde heeft voor de klant, dan is het een verspilling van tijd, moeite en geld voor de organisatie.
• Het technische perspectief helpt om vast te stellen dat u over de noodzakelijke technische capaciteiten beschikt, waaronder mensen, capaciteit en infrastructuur. Als de verandering technische capaciteiten vereist en je hebt ze niet, dan kan de verandering niet worden goedgekeurd totdat andere vereiste veranderingen zijn voltooid.
• Het financiële perspectief levert informatie en inzichten over de kosten van een verandering. Deze kunnen betrekking hebben op de benodigde financiering, het rendement op de investering (ROI), de totale kosten van eigendom (TCO) en de waarde van de investering (VOI), die allemaal bekend moeten zijn voordat men verder gaat. Zonder voldoende financiering en een volledig inzicht in andere financiële parameters is het vrijwel onmogelijk om een verandering tot stand te brengen.
• Het bedrijfsperspectief, dat de verandermanager doorgaans biedt, is net zo belangrijk als het klantperspectief. Immers, het bedrijf moet overleven en zijn markten op het hoogst mogelijke niveau bedienen.

Een CAB hoeft een verandering niet goed te keuren voor invoering, dat is typisch de verantwoordelijkheid van de change manager. De change manager zal beslissen wanneer de verandering moet worden uitgevoerd in samenwerking met het release en deployment team, en met de steun van de transitie planning en support team indien beschikbaar. De volgende stap is het maken van een future schedule of change (FSC), of change calendar, en andere communicatie over de change adoptie om stakeholders te informeren.

Emergency CAB meetings

Een emergency CAB meeting kan worden gepland op elk moment dat een operationele noodsituatie wordt afgekondigd. Soms kan overdag een spoedvergadering worden gehouden om een gedragslijn te bepalen voor een mislukte operationele kwestie. Noodsituaties kunnen zich ook midden in de nacht voordoen wanneer minder mensen beschikbaar zijn, waardoor een nood-GBO moet worden bijeengeroepen. Het proces van de CAB voor noodgevallen wordt gewoonlijk omschreven in een noodbeleid, maar moet nog steeds worden beschouwd als een onderdeel van het veranderingsproces. Na een noodsituatie moet de veranderingsmanager een post-implementatiebeoordeling uitvoeren om te verzekeren dat het beheer van het veranderingsrisico correct is verlopen.

Post-approval CAB meetings

Post-approval CABs moeten bijeenkomen nadat de change in productie is genomen of om het risico te beoordelen van een vooraf goedgekeurde of een change die volledig is verwerkt. Sommige wijzigingen worden vooraf goedgekeurd omdat de organisatie (change manager) ze als wijzigingen met een laag risico heeft aangemerkt. Hoewel de wijziging vooraf is goedgekeurd, moet de wijziging nog steeds worden gecontroleerd om te bepalen of er meer beheer nodig is en om het volledige wijzigingsproces te doorlopen. Vooraf goedgekeurde wijzigingen zijn sneller, wendbaarder en worden als minder bureaucratisch beschouwd. De CAB-vergadering na goedkeuring moet worden bijeengeroepen om de resultaten van vooraf goedgekeurde wijzigingen te evalueren om het risiconiveau te beoordelen en te bepalen of de wijziging nog steeds vooraf moet worden goedgekeurd.

Post-approval CAB’s kunnen zeer nuttig zijn op go-live dagen om te helpen met snelle besluitvorming voor kritieke wijzigingen. Organisaties hebben gewoonlijk CAB-leden ter plaatse of op afroep om te helpen met organisatorische risico’s voor kritieke wijzigingen.

In samenvatting

Het is belangrijk om de kracht van de CAB te betrekken bij het veranderingsmanagementproces en zijn activiteiten. Elke veranderingsmanagementactiviteit dient een belangrijk doel om risico’s en kennis in de organisatie te helpen beheren. CABs kunnen op een strategisch/uitvoerend, tactisch of operationeel niveau in een organisatie functioneren. Ongeacht het niveau kunnen de volgende richtlijnen nuttig zijn om succesvolle CAB-vergaderingen te leiden.

• Opzetten en volgen van veranderingsproces met begrip van de verschillende soorten CAB’s.
• Elke CAB moet een duidelijke focus of bedoeling hebben. Het beleid en het niveau van goedkeuring, zoals operationele, tactische, en strategische veranderingen, moeten worden begrepen.
• De diversiteit van een CAB is belangrijk ten opzichte van de behoeften van uw klanten en die van de belanghebbenden. Verschillende stakeholders hebben verschillende perspectieven (d.w.z., CFO, CIO, Operations manager, Service Owner, enz.) Collectief vertegenwoordigen de verschillende stakeholders de waarden van de organisatie als geheel. Maak gebruik van hen.
• Zorg voor voorlezing die nodig is voor veranderingsbewustzijn en beslissingen voor CAB-leden.
• Automatiseer CAB-advies met deadlines – ontmoet elkaar persoonlijk indien nodig, gebruik workflowsoftware.
• Stel gedrags- en andere gedragsregels vast zoals voor alle vergaderingen.
• Begrijp de service- en organisatieveranderingscadans. Dit helpt bij het beheren van kennisupdates, communicatie, beperkingen en dringende verzoeken.
• Begrijp de impact buiten de specifieke verandering en op andere diensten, infrastructuur, enz. Configuratie management database (CMDB) met impact-visualisatie mogelijkheden kan helpen bij deze beslissingen.
• Noteer alle risico’s in een gedeeld-risico register. Dit helpt bij organisatorische coördinatie en samenwerking voor service excellence en strategische planning.
• Voer een post-implementatie review uit om mislukte en succesvolle veranderingen te bepalen. Dit helpt bij het creëren van patronen van succesvol veranderingsgedrag in de organisatie.

CAB-vergaderingen kunnen niet succesvol zijn als:

• Intentie niet duidelijk is en er geen agenda is. Maak een agenda en verspreid aanvullend materiaal van tevoren om te helpen bij de besluitvorming.
• Ze zijn niet gepland. Gebruik de tijd van mensen verstandig.
• De verkeerde mensen zijn aanwezig. De verkeerde mensen kunnen verstorend werken en de wendbaarheid doen ontsporen.
• Er zijn te veel mensen aanwezig. CAB-vergaderingen met te veel mensen gebruiken te veel tijd en de impact op de organisatie kan aanzienlijk zijn wanneer mensen zich zouden moeten concentreren op andere taken ter ondersteuning en levering van service en producten. Zoek de juiste functionele groep of teamvertegenwoordiger.
• De tijd wordt niet goed beheerd. Dit kan een negatieve invloed hebben op de omvang, kosten en kwaliteit van de verandering.
• Er zijn technologische uitdagingen. Kies technologie die teamwerk mogelijk maakt en die gemakkelijk te gebruiken is.
• Er is te veel bureaucratie. Beleid, rollen en verantwoordelijkheden zijn zeer belangrijk voor CAB’s om effectief te functioneren en voor de mensen (wijzigingsverzoekers) die al dan niet wijzigingen indienen. Veel mensen hebben verklaard dat veranderingsprocessen hun werk vertragen en als het managementteam dit ondersteunt, dan kan het erg moeilijk zijn om een effectief proces te implementeren. Opleiding en inzicht in risico’s is een goed uitgangspunt om dit probleem aan te pakken. Het proces, mits goed ontworpen en voortdurend verbeterd, zal ook helpen dit probleem op te lossen.

CAB’s zijn zeer belangrijk om organisaties te helpen een gecoördineerde en gezamenlijke aanpak te hanteren voor het beheren van veranderingen. Beoordeel voortdurend de efficiëntie en effectiviteit van uw CAB met succescijfers en feedback van de CAB-deelnemers en verfijn indien nodig om de CAB relevant te houden om operationele processen te ondersteunen.

Cover Image by Swetha Kanithi