Yksi tärkeimmistä vaiheista uuden yrityksen perustamisessa on toiminimen löytäminen ja perustaminen. Käytät tätä nimeä kaikkialla – asiakirjoissa, mainonnassa, sopimuksissa, osavaltioiden ja liittovaltion viranomaisille tehtävissä hakemuksissa, tuotteissa, palveluissa ja tietenkin veroasiakirjoissasi.
Se on tunnuksesi, ja se erottaa sinut kilpailijoistasi. Sinun on kuitenkin ensin toteutettava joitakin toimenpiteitä varmistaaksesi, että voit käyttää nimeä laillisesti ja estää muita käyttämästä sitä.
Yritysnimityypit
Yritysnimen vaatimista ja rekisteröintiä koskevat säännöt vaihtelevat yritysrakenteen mukaan. Joidenkin rakenteiden nimeäminen vaatii huomattavasti vähemmän vaivaa kuin toisten.
Helpoisin vaihtoehto voi olla ”doing business as” (DBA) -rekisteröinti osavaltion tai piirikunnan virkailijalle, jos olet yksityisyrittäjä. Tämä osoittaa, että harjoitat yritystäsi jollakin muulla kuin omalla nimelläsi.
Ei ole välttämätöntä rekisteröidä henkilökohtaista nimeäsi, vaikka voisitkin haluta tehdä niin, jos muutat sitä jollakin tavalla, esimerkiksi käyttämällä ”Sue Smith Decorating” pelkän ”Sue Smith” sijasta.”
Pankit vaativat, että täytät DBA-ilmoituksen, jos haluat avata erillisen liiketilin yksityisyrittäjyydellesi.
Kaikkien muiden yritysrakenteiden on yleensä rekisteröitävä nimensä, ja saatat myös harkita tavaramerkin rekisteröintiä myös liittovaltion tasolla tai verkkotunnuksen rekisteröintiä verkkosivustollesi.
Tuotemerkki kieltää ketään muuta käyttämästä nimeäsi, vaikka se ei sijaitsisikaan osavaltiossasi. Voit myös rekisteröidä tavaramerkin luomillesi tuotteille.
Etsi toiminimen saatavuutta
Valtion osavaltiossasi et voi rekisteröidä toiminimeä, jos jokin toinen yritys jo käyttää sitä tai jos sillä on hyvin samankaltainen toiminimi. Sinun on ensin tarkistettava valitsemasi toiminimen saatavuus.
Tämä prosessi voi vaihdella osavaltioittain. Monissa osavaltioissa on verkkotietokantoja, joista voit etsiä tietoa siitä, onko toinen yritys jo rekisteröinyt haluamasi nimen. Joissakin osavaltioissa sinun on lähetettävä postitse pyyntö nimen saatavuuden tarkistamiseksi.
Toiminimen varaaminen
Voit yleensä varata toiminimen, kun saat osavaltioltasi vahvistuksen siitä, että se on käytettävissäsi. Nimen varaaminen osoittaa aikomuksesi käyttää sitä ja estää muita vaatimasta sitä sillä välin.
Varaa toiminimi, vaikka et aikoisikaan käyttää sitä heti, sillä prosessi on yleensä osa toiminimen rekisteröintiä osavaltiossasi – se on vaihe, jonka voit hoitaa pois alta jo varhaisessa vaiheessa.
Toiminimen varaaminen voidaan rajoittaa tiettyyn ajanjaksoon. Esimerkiksi Kaliforniassa voit varata toiminimen vain 60 päiväksi, mutta New Jerseyssä kotimaisten yhtiöiden osalta se on 120 päivää.
Tarkista osavaltiosi yritysosastolta, joka sijaitsee yleensä osavaltion valtiosihteerin toimistossa, kuinka kauan varaus kestää alueellasi.
Milloin toiminimeä ei tarvitse varata
Toiminimeä ei tarvitse varata, jos aiot heti jättää vaadittavat asiakirjat yhtiön perustamiseksi tai LLC:n tai muun liiketoimintayksikön perustamiseksi. Yhtiöittämisasiakirjojen (Articles of Incorporation) jättäminen yhtiölle tai yhtiöjärjestyksen (Articles of Organization) jättäminen osakeyhtiölle (Articles of Organization) palvelee samaa tarkoitusta kuin toiminimen rekisteröinti.
Nimesi on kuitenkin syytä varata, jos et aio perustaa yritystäsi välittömästi tai jos et ole varma, kuinka kauan kestää, ennen kuin arkistoit yritystoiminnan aloittamiseen tarvittavat asiakirjat.
Voit varata toiminimen myös, jos yrityksesi ei tarvitse rekisteröityä osavaltiossa, esimerkiksi koska se on yksityisyritys.
Toiminimen rekisteröinti
Toiminimen varaaminen ei ole sama asia kuin sen rekisteröinti, eikä rekisteröinti yleensä tapahdu automaattisesti. Toiminimen rekisteröinti on pysyvä.
Yksinyrittäjien – ja joissakin osavaltioissa myös henkilöyhtiöiden – ei tarvitse virallisesti rekisteröidä yritystä osavaltiossa, mutta toiminimen rekisteröinti suojaa sinua siltä, että jokin toinen yritys käyttää sitä.
Varaa tai rekisteröi nimi osavaltiosi osavaltion ulkoministerin verkkosivustolla. Rekisteröinnistä peritään todennäköisesti maksu.
Muut osavaltiokohtaiset vaatimukset
Yritysnimen varaaminen ei välttämättä takaa, että nimi täyttää osavaltiosi yritysnimille asettamat vaatimukset. Esimerkiksi monilla lainkäyttöalueilla yritysnimen on sisällettävä sanat ”Incorporated” tai ”Corporation” tai lyhenne tai muunnelma jostakin näistä sanoista.
On mahdollista, että voit varata nimesi, mutta huomaat sitten, että et voi rekisteröidä sitä, koska se ei täytä sääntöjä. Tee ensin hieman lisätutkimuksia varmuuden vuoksi.
Varaamasi nimi saatetaan viime kädessä hylätä osavaltiossa virallisen rekisteröintiprosessin aikana, jos se ei täytä osavaltion vaatimuksia.
Älä pysähdy osavaltioosi
Älä lopeta täydellisen toiminimen etsimistäsi vain siksi, että osavaltiossasi ei ole tiedossa samankaltaista toiminimeä kuin haluamasi yrityksen nimi. Nimi saatetaan rekisteröidä toisessa osavaltiossa, tai se saatetaan rekisteröidä tavaramerkiksi Yhdysvaltain patentti- ja tavaramerkkiviraston (USPTO) kautta.