Een van de belangrijkste stappen bij het starten van een nieuw bedrijf is het vinden en vaststellen van de naam van uw bedrijf. U zult die naam overal plaatsen – op documenten, in advertenties, in contracten, bij staats- en federale overheidsinstanties, in producten, diensten en, natuurlijk, in uw belastingdocumenten.
Het is uw identificatiemiddel en het onderscheidt u van uw concurrenten. Maar u moet eerst enkele stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat u de naam rechtmatig kunt gebruiken en om te voorkomen dat anderen deze gebruiken.
Soorten bedrijfsnamen
De regels voor het claimen en registreren van een bedrijfsnaam verschillen afhankelijk van uw bedrijfsstructuur. De naamgeving van sommige structuren vereist veel minder inspanning dan andere.
Uw eenvoudigste optie kan zijn om een “doing business as” (DBA) registratie in te dienen bij uw staat of provincie griffie als u een eenmanszaak bent. Dit geeft aan dat u uw onderneming exploiteert onder een andere naam dan die van uzelf.
Het is niet noodzakelijk om uw persoonlijke naam te registreren, hoewel u dit misschien wel wilt doen als u er toch al variatie in aanbrengt, bijvoorbeeld door “Sue Smith Decorating” te gebruiken in plaats van simpelweg “Sue Smith.”
Banken zullen eisen dat u een DBA indient als u een aparte bedrijfsrekening wilt openen voor uw eenmanszaak.
Alle andere bedrijfsstructuren moeten in het algemeen hun naam registreren, en u zou ook kunnen overwegen uw naam op federaal niveau te registreren of een domeinnaam voor uw website te registreren.
Een handelsmerk verbiedt iemand anders uw naam te gebruiken, zelfs als ze niet in uw staat zijn gevestigd. U kunt ook een handelsmerk op producten die u hebt gemaakt.
Zoek beschikbaarheid bedrijfsnaam
U kunt in uw staat geen bedrijfsnaam registreren als een ander bedrijf deze al gebruikt, of een naam heeft die er sterk op lijkt. U moet eerst de beschikbaarheid van uw gekozen naam controleren.
Dit proces kan per staat verschillen. Veel staten hebben online databases die u kunt doorzoeken om erachter te komen of een ander bedrijf de naam die u wilt gebruiken, al heeft geregistreerd. Sommige staten vereisen dat u een verzoek per post indient om de beschikbaarheid van de naam te controleren.
Een bedrijfsnaam reserveren
U kunt de bedrijfsnaam meestal reserveren wanneer u van uw staat de bevestiging ontvangt dat deze beschikbaar is voor uw gebruik. Door de naam te reserveren, geeft u aan dat u deze wilt gebruiken en voorkomt u dat anderen de naam in de tussentijd opeisen.
Reserveer een bedrijfsnaam ook als u niet van plan bent deze meteen te gebruiken, omdat het proces meestal deel uitmaakt van de registratie bij uw staat – een stap die u al in een vroeg stadium kunt zetten.
Het reserveren van een bedrijfsnaam kan worden beperkt tot een bepaalde periode. U kunt bijvoorbeeld een bedrijfsnaam in Californië slechts 60 dagen reserveren, maar het is 120 dagen voor binnenlandse bedrijven in New Jersey.
Neem contact op met de divisie voor bedrijven van uw staat, meestal in het kantoor van de staatssecretaris, om te zien hoe lang een reservering in uw gebied duurt.
Wanneer u geen bedrijfsnaam hoeft te reserveren
U hoeft uw bedrijfsnaam niet te reserveren als u van plan bent onmiddellijk de vereiste documenten in te dienen om een bedrijf op te richten of een LLC of andere bedrijfsentiteit te vormen. Het indienen van de statuten voor een vennootschap of de statuten voor een LLC dient hetzelfde doel als het registreren van uw bedrijfsnaam.
U moet uw naam echter reserveren als u niet van plan bent om uw organisatie onmiddellijk te vormen, of als u niet zeker weet hoe lang het zal duren voordat u de documenten indient om uw bedrijf te starten.
U kunt ook een bedrijfsnaam reserveren als uw bedrijf zich niet bij de staat hoeft te registreren, bijvoorbeeld omdat het een eenmanszaak is.
Het registreren van een bedrijfsnaam
Het reserveren van een bedrijfsnaam is niet hetzelfde als het registreren van een naam, en registratie gebeurt meestal niet automatisch. Een bedrijfsnaamregistratie is permanent.
Eenmanszaken-en, in sommige staten, partnerschappen-moeten een bedrijf niet formeel registreren bij een staat, maar het registreren van de bedrijfsnaam beschermt u tegen een ander bedrijf dat het gebruikt.
Ga naar de website van de Secretary of State van uw staat om een naam te reserveren of te registreren. Er zal waarschijnlijk een vergoeding voor registratie zijn.
Andere vereisten per staat
Het reserveren van een bedrijfsnaam garandeert niet noodzakelijkerwijs dat de naam zal voldoen aan de vereisten van uw staat voor bedrijfsentiteitsnamen. Een vennootschap moet bijvoorbeeld in veel rechtsgebieden de woorden “Incorporated” of “Corporation” bevatten, of een afkorting of variant van een van deze woorden.
Het is mogelijk dat u uw naam kunt reserveren, alleen om erachter te komen dat u deze niet kunt registreren omdat deze niet aan de regels voldoet. Doe eerst wat aanvullend onderzoek om zeker te zijn.
De naam die u reserveert, kan uiteindelijk door de staat worden afgewezen tijdens het formele registratieproces als deze niet voldoet aan de specificaties van de staat.
Stop niet bij uw staat
Stop uw onderzoek naar de perfecte bedrijfsnaam niet alleen omdat uw staat geen registratie heeft van een bedrijfsnaam die vergelijkbaar is met de naam die u wilt gebruiken. De naam kan zijn geregistreerd in een andere staat, of het kan een handelsmerk zijn via het U.S. Patent and Trademark Office (USPTO).