Wie man die Steuern auf Bonuslöhne wie ein Lohnbuchhaltungsexperte handhabt

Dieser Blogbeitrag ist für amerikanische Unternehmen geschrieben. Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie die Bonussteuer-Methode in Kanada funktioniert.

Zusätzliche Löhne sind die Lohnzahlungen, die Sie einem Arbeitnehmer außerhalb seines regulären Lohns zahlen. Wenn Sie Ihrem Angestellten einen Bonus geben, wird dieser als zusätzlicher Lohn betrachtet.

Zusätzliche Löhne wie Prämien unterliegen zusätzlichen steuerlichen Anforderungen, die Sie als Arbeitgeber beachten müssen.

Wenn Sie beispielsweise einen Altersvorsorgeplan wie einen 401(k)-Plan anbieten, sollten Sie in der Zusammenfassung des Plans (Summary Plan Description, SPD) nachlesen, ob der 401(k)-Betrag von der Prämienvergütung eines Mitarbeiters abgezogen werden sollte.

In diesem Beitrag werden wir die beiden Methoden erörtern, wie zusätzliche Löhne aus steuerlicher Sicht als Arbeitgeber behandelt werden können.

Wenn der an den Arbeitnehmer während des Kalenderjahres gezahlte Zusatzlohn weniger als oder gleich 1.000.000 $ beträgt, gelten die folgenden Regeln für die Bestimmung des einzubehaltenden Betrags der Bundeseinkommensteuer.

1. Zusätzliche Löhne zusammen mit regulären Löhnen

Wenn Sie zusätzliche Löhne zusammen mit regulären Löhnen zahlen und die Beträge für beide nicht angeben oder trennen, müssen Sie die Bundeseinkommenssteuer so einbehalten, als ob der Gesamtbetrag eine einzige Zahlung für einen regulären Abrechnungszeitraum wäre.

Um die obige Methode zu veranschaulichen, stellen Sie sich einen Arbeitnehmer – John Smith – vor, der am 1. eines jeden Monats ein Grundgehalt erhält. Er ist ledig und beansprucht einen Quellensteuerfreibetrag.

Im Januar erhält er 1.000 $. Anhand der Lohnsteuertabelle für den Lohnsteuereinbehalt würden Sie von diesem Betrag 33 $ einbehalten. Im Februar erhält er ein Gehalt von 1.000 $ plus einen Bonus von 2.000 $, den Sie mit dem regulären Lohn kombinieren und nicht gesondert ausweisen.

Mit dieser Methode zur Berechnung der Bonussteuer bestimmen Sie den Einbehalt auf der Grundlage der Gesamtsumme von 3.000 $, was auf der Grundlage der Lohnsteuertabellen einen Einbehalt von 264 $ ergeben würde.

2. Zusätzliche Löhne, die getrennt vom regulären Lohn ausgewiesen werden

Wenn Sie zusätzliche Löhne separat zahlen (oder sie in einer einzigen Zahlung zusammenfassen und den jeweiligen Betrag angeben), hängt die Methode für den Einbehalt der Bundeseinkommensteuer teilweise davon ab, ob Sie die Einkommensteuer vom regulären Lohn Ihres Arbeitnehmers einbehalten.

A. Wenn Sie die Einkommensteuer vom regulären Lohn eines Mitarbeiters einbehalten, können Sie für den zusätzlichen Lohn eine der folgenden Methoden anwenden:

1. Einbehalten von pauschal 22 % (kein anderer Prozentsatz zulässig).
2. Zählen Sie den zusätzlichen und den regulären Lohn für den letzten Abrechnungszeitraum dieses Jahres zusammen und berechnen Sie die Einkommensteuereinbehaltung, als ob der Gesamtbetrag eine einzige Zahlung wäre. Dann müssen Sie die bereits vom regulären Lohn einbehaltene Steuer abziehen und die verbleibende Steuer vom zusätzlichen Lohn einbehalten. Wenn es weitere Zahlungen von Zusatzlöhnen gab (nach der letzten Zahlung von regulärem Lohn, aber vor der aktuellen Zahlung von Zusatzlöhnen), fassen Sie alle Zahlungen zusammen, berechnen die Steuer auf den Gesamtbetrag, ziehen die bereits einbehaltene Steuer vom regulären Lohn und den vorherigen Zusatzlöhnen ab und behalten die restliche Steuer ein.

B. Wenn Sie die Einkommensteuer nicht vom regulären Lohn des Arbeitnehmers einbehalten, wenden Sie die oben unter A-2 beschriebene Methode an.

Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn der Wert der vom Arbeitnehmer auf dem Formular W-4 beantragten Quellensteuerfreibeträge höher ist als der Lohn.

Angenommen, Sie zahlen Jane Jones am 1. eines jeden Monats ein Grundgehalt. Sie ist alleinstehend und beantragt einen Freibetrag.

Ihr Gehalt am 1. Mai beträgt 2.000 $, und anhand der Lohngruppen-Tabellen behalten Sie 144 $ ein. Am 15. Mai erhält sie einen Bonus von 1.000 $. Wenn Sie sich für die zusätzliche Lohneinbehaltungsmethode A-2 entscheiden, addieren Sie:

• den Bonusbetrag zu dem Lohnbetrag des letzten Grundgehaltszahlungsdatums (1. Mai), d.h. (2.000 $ + 1.000 $ = 3.000 $).

• Bestimmen Sie den Betrag der Einbehaltung auf den kombinierten Betrag von 3.000 $ mit Hilfe der Tabellen der Lohngruppen auf 264 $.

• Subtrahieren Sie den Betrag, der am letzten Grundgehaltszahlungsdatum (1. Mai) vom Lohn einbehalten wurde, vom kombinierten Einbehaltungsbetrag (264 $ – 144 $ = 120 $).

• Behalten Sie 120 $ von der Bonuszahlung ein.

Unabhängig von der Methode, die Sie für den Einbehalt der Einkommenssteuer auf zusätzliche Löhne verwenden, unterliegen diese der Sozialversicherung, Medicare und FUTA-Steuer.

Zusätzlich zum Einbehalt der Bundessteuer müssen Sie auch Steuern auf staatlicher Ebene auf die zusätzlichen Löhne einbehalten. In unserer interaktiven Steuerkarte für die einzelnen Bundesstaaten finden Sie die entsprechenden Steuersätze für Zuschläge auf Landesebene.

Über den Autor

Ralph ist Director of US Operations bei Wagepoint. Seine Intensität leuchtet durch seine Augen – wie der gute Kerl in einem Gangsterfilm aus den 40er Jahren, der sich aufmacht, alle Arten von Ungerechtigkeit in der Welt zu beseitigen. Zusammen mit Fairness und Loyalität sind diese Eigenschaften das Markenzeichen von Ralphs Art des Kundendienstes. Genug gesagt. Oh, warten Sie… er macht auch eine hervorragende gefüllte Zucchini mit Ricotta und Kräutern. Ein Mann mit vielen Talenten

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