Comment gérer les impôts sur les salaires complémentaires comme un expert en paie

Ce billet de blogue est écrit pour les entreprises américaines. Cliquez ici pour savoir comment fonctionne la méthode d’imposition des primes au Canada.

Les salaires complémentaires sont les paiements salariaux que vous versez à un employé en dehors de son salaire normal. Si vous donnez une prime à votre employé, elle est considérée comme un salaire complémentaire.

Les salaires complémentaires, comme les primes, ont des exigences fiscales supplémentaires que vous devez connaître en tant qu’employeur.

Par exemple, si vous offrez un plan de retraite tel qu’un plan 401(k), vous devez vous référer à la description sommaire du plan (SPD) pour déterminer si le montant 401(k) doit être déduit de la rémunération de la prime d’un employé.

Dans ce post, nous discuterons des deux méthodes de traitement du salaire complémentaire d’un point de vue fiscal en tant qu’employeur.

Si le salaire supplémentaire versé à l’employé au cours de l’année civile est inférieur ou égal à 1 000 000 $, les règles suivantes s’appliquent pour déterminer le montant de l’impôt fédéral sur le revenu à retenir.

1. Salaires supplémentaires combinés aux salaires réguliers

Si vous versez des salaires supplémentaires avec des salaires réguliers et que vous ne spécifiez pas ou ne séparez pas les montants pour chacun, vous devrez retenir l’impôt fédéral sur le revenu comme si le total était un seul paiement pour une période de paie régulière.

Pour illustrer la méthode ci-dessus, imaginez un employé – John Smith, qui reçoit un salaire de base le 1er de chaque mois. Il est célibataire et demande une allocation de retenue.

En janvier, il est payé 1 000 $. En utilisant le tableau des tranches de salaire pour la retenue d’impôt sur le revenu, vous retiendriez 33 $ de ce montant. En février, il reçoit un salaire de 1 000 $, plus une prime de 2 000 $, que vous combinez avec le salaire régulier et que vous n’identifiez pas séparément.

En utilisant cette méthode de calcul de l’impôt sur les primes, vous déterminez la retenue en fonction du total de 3 000 $, ce qui représenterait 264 $ de retenues selon les tableaux des tranches de salaire.

2. Salaires supplémentaires identifiés séparément des salaires réguliers

Si vous payez les salaires supplémentaires séparément (ou les combinez en un seul paiement et spécifiez le montant de chacun), la méthode de retenue de l’impôt fédéral sur le revenu dépend en partie du fait que vous retenez ou non l’impôt sur le revenu sur les salaires réguliers de votre employé.

A. Si vous retenez l’impôt sur le revenu sur le salaire régulier d’un employé, vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes pour le salaire supplémentaire :

1. Sélectionner un taux fixe de 22 % (aucun autre pourcentage n’est autorisé).
2. Ajouter le salaire supplémentaire et le salaire régulier pour la période de paie la plus récente de cette année et calculer la retenue d’impôt sur le revenu comme si le montant total était un paiement unique. Ensuite, vous devez soustraire l’impôt déjà retenu sur le salaire normal et retenir l’impôt restant sur le salaire supplémentaire. S’il y a eu d’autres paiements de salaires supplémentaires (après le dernier paiement de salaires réguliers, mais avant le paiement actuel de salaires supplémentaires), regroupez tous les paiements, calculez l’impôt sur le total, soustrayez l’impôt déjà retenu des salaires réguliers et des salaires supplémentaires précédents, et retenez l’impôt restant.

B. Si vous ne retenez pas l’impôt sur le revenu sur le salaire régulier de l’employé, utilisez la méthode décrite ci-dessus en A-2.

Cela se produirait, par exemple, lorsque la valeur des allocations de retenue de l’employé réclamées sur le formulaire W-4 est supérieure au salaire.

Par exemple, si vous versez à Jane Jones un salaire de base le 1er de chaque mois. Elle est célibataire et demande une allocation.

Son salaire du 1er mai est de 2 000 $ et en utilisant les tableaux des tranches de salaires, vous retenez 144 $. Le 15 mai, elle reçoit une prime de 1 000 $. En choisissant d’utiliser la méthode de retenue supplémentaire sur le salaire A-2, vous :

• Ajoutez le montant de la prime au montant du salaire de la plus récente date de paie du salaire de base (1er mai), c’est-à-dire (2 000 $ + 1 000 $ = 3 000 $).

• Déterminer le montant de la retenue sur le montant combiné de 3 000 $ qui sera de 264 $ en utilisant les tableaux des tranches de salaire.

• Soustraire le montant retenu sur le salaire à la date de paiement du salaire de base la plus récente (1er mai) du montant combiné de la retenue (264 $ – 144 $ = 120 $).

• Sélectionnez 120 $ sur le paiement de la prime.

Sans égard à la méthode que vous utilisez pour retenir l’impôt sur le revenu sur les salaires supplémentaires, ils sont assujettis aux impôts de sécurité sociale, Medicare et FUTA.

En plus de la retenue d’impôt fédéral, vous devrez également retenir les impôts au niveau de l’État sur les salaires supplémentaires. Veuillez vous référer à notre carte interactive des impôts par État pour connaître les taux d’imposition des bonus appropriés au niveau de l’État.

À propos de l’auteur

Ralph est le directeur des opérations américaines de Wagepoint. Son intensité brille à travers ses yeux – comme le bon gars dans un film de gangsters des années 40 qui se met en tête de réparer toutes sortes d’injustices dans le monde. Ces traits de caractère, ainsi que l’équité et la loyauté, sont la marque de fabrique du service clientèle de Ralph. Voilà qui est dit. Oh, attendez… il fait aussi d’excellentes courgettes farcies à la ricotta et aux herbes. Un homme aux multiples talents!

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